Cạnh tranh ngày càng khốc liệt trên mọi lĩnh vực. Và thị trường ngày càng ít chấp nhận những sai lầm đến từ doanh nghiệp. Đó chính là lý do vì sao ngày càng nhiều công ty trên toàn thế giới đang siết chặt việc quản lý quy trình doanh nghiệp - Business Process Management (BPM).
BPM là một hệ thống quản lý nhằm cải thiện hiệu suất tổng thể của công ty thông qua tối ưu hóa các quy trình kinh doanh quan trọng, quản lý phù hợp và duy trì những thay đổi đã được thực hiện.
Thị trường BPM dự kiến sẽ tăng lên khoảng 16 tỷ USD vào năm 2023, với tỉ lệ tăng trưởng hàng năm kép - CAGR 14% từ năm 2017 đến 2023 ( theo Báo cáo nghiên cứu thị trường quản lý quy trình kinh doanh).
Điều này cho thấy các công ty có quy mô toàn cầu đã nhận ra nhu cầu cải tiến, phát triển và thay đổi.
Liệu quản lý quy trình doanh nghiệp có thể giúp tổ chức của bạn đạt được mục tiêu của mình? Đây là lúc có cái nhìn sâu hơn về vấn đề này. Dưới đây là các khám phá về các lợi ích từ việc áp dụng BPM và lý do tại sao thị trường BPM đang phát triển mạnh trên toàn thế giới.
Mỗi hoạt động kinh doanh đều chứa tập hợp các quy trình được lặp đi lặp lại nhiều lần. Các quy trình này tạo nên cốt lõi của doanh nghiệp đó.
Trong mỗi doanh nghiệp, mọi lĩnh vực kinh doanh đều hoạt động dựa trên các thông tin dữ liệu hoặc nguyên vật liệu, đôi khi là cả hai. Dữ liệu và tài nguyên được chuyển đổi. Ví dụ, nguyên liệu thô được sản xuất thành hàng hóa. Dữ liệu được chuyển thành báo cáo. Mỗi lĩnh vực kinh doanh chịu trách nhiệm cho một số lượng đáng kể các quy trình.
Quản lý quy trình doanh nghiệp phân tích từng quy trình này.
Nó xem xét riêng lẻ và phân tích các quá trình khác nhau tác động lẫn nhau như thế nào. Mục đích trước tiên là nhằm thấu hiểu sâu sắc tình trạng hiện có của các quy trình, và sau đó là cải thiện các quy trình.
Mục tiêu cuối cùng là làm cho tổ chức hiệu suất và hiệu quả hơn.
Điều quan trọng cần phải hiểu, quản lý quy trình doanh nghiệp không phải là quản lý công việc. Công việc vốn liên quan đến cấp độ dự án. Các quy trình doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động cốt lõi của một doanh nghiệp.
Các dự án thường là kết quả của quản lý quy trình. Ví dụ: quản lý quy trình doanh nghiệp xác định được những điểm dư thừa trong quy trình đặt hàng tại một nhà bán lẻ trực tuyến. Điều đó dẫn đến dự án nghiên cứu và chọn gói phần mềm mới. Dự án sẽ được chia thành một loạt các nhiệm vụ.
1. Quản lý quy trình doanh nghiệp giúp doanh nghiệp giảm chi phí
Trong một khảo sát năm 2018 của RedHat, hơn 50% người dùng đã công nhận tiết kiệm tiền là lý do chính để áp dụng BPM. Doanh nghiệp vốn cần tập trung vào việc giảm chi phí để duy trì hoạt động và ổn định.
Quản lý quy trình bắt đầu bằng sự thấu hiểu. Trong nhiều trường hợp, điều đó có nghĩa là xác định từng quy trình kinh doanh. Sau đó, bạn đặt các bước cơ bản đó vào việc thực thi và quan sát cách chúng tự thân vận hành
Tiếp theo, các quy trình được kết nối chi tiết. Các bản đồ quy trình này cung cấp những thông tin tuyệt vời như thời lượng, tài nguyên cần thiết, tần suất và chi phí liên quan. Các bước này thường phải được phối hợp giữa nhiều team, do trong một tổ chức, hầu hết các quy trình quan trọng thường va chạm ít nhất một hoặc nhiều mảng trong doanh nghiệp.
Khi quá trình kết nối này hoàn tất, bạn sẽ dễ dàng xác định nơi bạn cần giảm chi phí. Điều này đạt được bằng cách loại bỏ các điểm dư thừa, xác định các vấn đề kiểm soát chất lượng và làm nổi bật chi phí nguyên vật liệu và lao động quá mức. Giảm chi phí chỉ là một lợi ích của quá trình này.
Quản lý quy trình cũng giúp các tổ chức tìm ra các quy trình không đáng để đầu tư. Những quá trình này có thể được loại bỏ hoặc được xem xét thuê ngoài. Ví dụ, một tập đoàn đa quốc gia xác định rằng tốt hơn nên thuê ngoài các nhiệm vụ nội địa hóa.
Dwight Mackey, Account Manager tại The Word Point, đề cập đến điều này như một yếu tố thúc đẩy trong các tập đoàn thuê dịch vụ địa phương hóa. Anh nói:
Để doanh nghiệp thành công, họ phải có khả năng phản ứng với thời thế kinh tế thay đổi. Điều đó có nghĩa là xác định các quy trình là nhiệm vụ quan trọng và không nên đích thân bôn ba. Bằng cách thuê ngoài các quy trình khác, doanh nghiệp vẫn tinh gọn và linh hoạt. Hợp tác với một bên thứ ba giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trực tiếp và nguồn lực
2. Quản lý quy trình kinh doanh giúp doanh nghiệp nhận ra và đáp ứng nhu cầu của khách hàng mới
Các doanh nghiệp thành công phải có sự đáp ứng kịp thời. Họ phải có khả năng nhận ra sự thay đổi nhu cầu và sở thích của khách hàng và phản ứng nhanh chóng. Đây là một lĩnh vực nơi một chiến lược BPM thành công thực sự có thể giúp đỡ. Nó buộc những người ra quyết định phải chú ý.
Một trong những thay đổi gần đây là bản thân các quy trình đang trở nên tập trung vào khách hàng hơn và ít tập trung vào hiệu suất sản phẩm. Thay vì hỏi làm thế nào để cải thiện các quy trình để sản xuất sản phẩm một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, các bên liên quan hiện muốn cải thiện các quy trình để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Điều này có tác động trực tiếp đến các số liệu như sự hài lòng và giữ chân khách hàng. Hơn nữa, việc sửa đổi các quy trình kinh doanh để đáp ứng nhu cầu của khách hàng thường dẫn đến các cải tiến quan trọng khác liên quan đến năng suất và hiệu quả tốt hơn.
Một giải pháp quản lý quy trình tốt sẽ cho phép doanh nghiệp thử nghiệm các thay đổi trước khi áp dụng chúng trong các tình huống sản xuất
Bằng cách tập trung vào nhu cầu của khách hàng, người quản lý doanh nghiệp có thể xác định xu hướng thay đổi trong nhu cầu và sở thích của khách hàng. Dưới đây là một số lợi ích khác khi thay đổi quy trình để chúng tập trung vào khách hàng.
► Đáp ứng nhu cầu của khách hàng thường dẫn đến năng suất được cải thiện.
► Các quy trình trở nên linh hoạt hơn để giúp đáp ứng nhu cầu thay đổi.
► Khuyến khích các cách tiếp cận dựa trên giải pháp
► Các quy trình có thể được thiết kế lại với mục tiêu mới hoặc bổ sung mục tiêu cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
► Sự đổi mới sáng tạo (innovation) được khuyến khích.
► Phần mềm BPM cho phép bạn thực hiện các thay đổi nhanh chóng với các kiểm soát chất lượng tích hợp.
3. Doanh nghiệp đang ngày càng thấy các mô hình kinh doanh cũ không còn hiệu quả
Nếu doanh nghiệp của bạn đã và đang làm việc theo mô hình kinh doanh lỗi thời, bạn sẽ không thể đạt được bước tiến xa hơn. Đã đến lúc cần phải thay đổi ngay hôm nay. Bạn không thể hoài bỏ qua những thay đổi xảy ra xung quanh bạn.
Công nghệ, con người, thói quen khách hàng, điều kiện kinh tế xã hội thay đổi đều góp phần tạo nên một cảnh quan thay đổi. Nếu bạn không thực hiện đúng các thay đổi vào đúng thời điểm, đảm bảo rằng các đối thủ của bạn sẽ vượt xa bạn.
Quản lý quy trình doanh nghiệp giúp bạn hiểu các quy trình hiện tại của mình và tạo quy trình mới. Trên thực tế, một báo cáo từ Gartner nêu chi tiết về cách thức BPM có thể giúp đảm bảo rằng việc chuyển đổi kinh doanh diễn ra thành công. Một trong những chi tiết trong báo cáo là các doanh nghiệp thực hiện thay đổi phải xác định kết quả kinh doanh mới.
Dưới đây là một số điều quan trọng khác:
Một giải pháp BPM hiệu quả sẽ giúp chủ doanh nghiệp xác định các quy trình họ cần đưa vào để có được kết quả họ cần.
Điều quan trọng là xác định doanh nghiệp đang ở đâu trong mặt quản lý quy trình doanh nghiệp, không chỉ về tổng thể, mà còn cho từng dự án sắp tới. Việc một dự án có thành công hay không có thể phụ thuộc vào việc một giải pháp BPM hiệu quả đã được áp dụng hay chưa.
Điểm yếu phải được xác định để có thể thực hiện các thay đổi, đảm bảo rằng tổ chức có các khả năng cần thiết để tiến lên.
Tạm kết: Bạn đã biết được sơ lược về quản lý quy trình doanh nghiệp (BPM) cũng như 3 trong 9 lợi ích mang lại cho doanh nghiệp. Bài viết kỳ tới, ta sẽ lần lượt đi qua 6 lợi ích còn lại của quản lý quy trình doanh nghiệp
.png)
.png)
.png)