Nếu có ai đã ví von bán hàng là 1 nghệ thuật, thì lối bán hàng của Agency là thứ nghệ thuật bền bĩ, bởi nó phải trải 1 thời gian dài, từ lúc mới tiếp cận khách hàng cho đến hồi chốt được thương vụ. Cái tiến trình đó lại còn chứa đựng nhiều điều đáng lưu tâm đến, như: phải quản lý chặt chẽ thông tin lớn nhỏ về khách hàng, phải đầu tư nhiều nguồn lực nhất để xây dựng bản giải pháp – Proposal – thật tốt, phải theo dõi sát sao tiến độ và nhất là hiểu rõ những ai tác động đến việc chốt thương vụ về phía khách hàng.
Chính vì đặc biệt như vậy, quan trọng như vậy, nên Quy trình Quản trị bán hàng của Agency xứng đáng cho chúng ta khảo sát, thử xem Chuyển đổi số có thể vận dụng và cải thiện ở những khâu nào, để cộng đồng Agency thấy rõ được những cơ hội đến từ việc tăng cường nội lực doanh nghiệp.
Quy trình Quản trị bán hàng – hay còn gọi là Deal Funnel Management – là gì?
Đây là quy trình kiểm soát danh sách các đơn hàng – Deal – của doanh nghiệp, quản lý quá trình xây dựng giải pháp – Proposal – phù hợp với nhu cầu khách hàng để chốt thương vụ.
Vì sao các Agency lại cần đến quy trình này?
Nghe qua có vẻ đơn giản, nhưng thực chất Quy trình này giúp Agency giải quyết những vấn đề hết sức đặc thù của họ. Do số lượng khách hàng tiềm năng lớn đồng thời mỗi khách hàng lại có nhu cầu, đặc trưng riêng, do đó, nếu Agency không quản lý chặt chẽ & sát sao các đơn hàng, họ sẽ thất thoát, rối loạn thông tin và nhất là không xây dựng được giải pháp tốt cho khách hàng.
Quy trình Quản trị bán hàng đạt chuẩn hiện nay bao gồm 5 bước sau:
Bước 1 – Nhận Deal mới
Bước 2 – Xây dựng Giải pháp
Bước 3 – Trình bày Giải pháp
Bước 4 – Theo dõi thương vụ
Bước 5 – Chốt thương vụ
5 bước đi trên trong thực tế sẽ đáp ứng cho 6 nhóm nhu cầu sau:
1. Quản lý danh sách và thông tin Deal
Nhập và lưu trữ thông tin Deal để theo dõi về sau: các giai đoạn, thời hạn, các vấn đề nổi bật… Trong đó, có những thông tin hết sức quan trọng cho triển khai dự án.
2. Lập kế hoạch, phân bổ và theo dõi công việc liên quan đến Deal
Đây là một mảng cực kỳ phức tạp bởi nhiều nhiệm vụ thuộc nhiều giai đoạn khác nhau, do nhiều nhân viên khác nhau phụ trách, có liên quan, liên hệ đến nhau theo nhiều phương diện.
3. Lưu trữ & tìm kiếm tài liệu
Lưu trữ và truy xuất các thông tin về Brief của khách hàng, các tài liệu do khách hàng cung cấp, các tài liệu liên quan đến Deal, các tài liệu phục vụ làm Giải pháp… Đây ví như kho tài liệu phục vụ cho toàn bộ 1 dự án.
4. Giao tiếp nội bộ
Cần có kênh giao tiếp nội bộ cho từng Deal, dành riêng cho đội ngũ đảm trách Deal đó
5. Giao tiếp bên ngoài
Cần có kênh giao tiếp, đặt lịch hẹn với khách hàng
6. Báo cáo
Cần các báo cáo về số lượng Deal mới, doanh thu tháng – kỳ vọng và thực tế, thời gian trung bình của một Deal qua các giai đoạn, tỷ lệ Chuyển đổi – Conversion - giữa các giai đoạn, tỷ lệ khách hàng mua tiếp…
Tiềm năng Chuyển đổi số
Với các nhóm nhu cầu trên, Chuyển đổi số sẽ là giải pháp đắc lực, giúp:
- Tiết kiệm thời gian làm các tác vụ mang tính thủ tục: nhập thông tin, phân loại Deal…
- Tự động lưu trữ 1 cách hệ thống lượng thông tin khổng lồ, đa dạng; giúp truy xuất và cập nhật nhanh chóng.
- Hiển thị toàn bộ nhiệm vụ từng cá nhân lẫn đội ngũ theo nhiều khung trình bày khác nhau tùy theo mục đích quan tâm để tiện phân bổ nguồn lực và sắp xếp tiến trình công việc.
- Cung cấp 1 nền tảng giao tiếp chung cho nội bộ đội ngũ, có thể Chat, điện thoại, hội họp, chỉnh sửa và cập nhật tài liệu chung.
- Cung cấp nhiều mẫu báo cáo tùy theo nhu cầu để theo dõi, phân tích các KPI, tiến độ công việc… giúp ra quyết định nhanh chóng.
Tất cả những lợi ích trên sẽ cùng góp phần tạo nên sự cải tiến tổng lược: tăng tỷ lệ chốt thương vụ thành công, qua đó tăng doanh thu cho Agency. Chuyển đổi số hứa hẹn là 1 lựa chọn đầu tư khó gây thất vọng.
Giải pháp chuyển đổi số của CASK cung cấp cho doanh nghiệp thuộc nhiều ngành hàng các giải pháp giúp xử lý vấn đề và tận dụng cơ hội trong các mảng việc cốt lõi: Chiến lược, Định vị, Vận hành, Công nghệ và Báo cáo.
Thông tin chi tiết
Giải pháp Chuyển đổi số theo ngành: https://www.cask.vn/blog/chuyen-doi-so-theo-nganh
- Ngành Agnecy: https://www.cask.vn/blog/nganh-agency
- Ngành Xuất - Nhập khẩu: https://www.cask.vn/blog/nganh-xuat-nhap-khau
Giải pháp chuyển đổi số theo phòng: https://www.cask.vn/blog/chuyen-doi-so-theo-phong
- Phòng Kinh doanh: https://www.cask.vn/blog/phong-kinh-doanh
- Phòng Marketing: https://www.cask.vn/blog/phong-marketing
- Phòng Nhân sự: https://www.cask.vn/blog/phong-nhan-su
- Phòng Vận hành: https://www.cask.vn/blog/phong-van-hanh