Tiềm năng chuyển đổi số trong Quy trình quản trị vận hành ngành Agency

Chủ đề: Brand Marketing operation Skil Strategy

Mỗi khách hàng mục tiêu của Agency đều có yêu cầu cụ thể và đặc thù kinh doanh khác nhau, cho nên dịch vụ mà Agency cung cấp cho khách hàng cũng mang tính tùy biến – Customized – cho riêng từng khách hàng, mỗi dịch vụ sẽ được triển khai thành 1 dự án riêng. Trung bình mỗi Agency phải quản lý 5 – 10 dự án khác nhau cùng lúc, lượng công việc nhiều mang đến nhiều tiềm năng chuyển đổi số lớn.

Như mọi doanh nghiệp nói chung, 1 Agency cần nhiều quy trình để tổ chức hoạt động. Vậy nhưng trong số đó, chỉ có nhóm nhỏ quy trình là đặc trưng và tối quan trọng cho loại hình công ty này. Ta có thể kể đến trước nhất là Quy trình Quản trị vận hành dự án; đây là quy trình Agency dùng để tổ chức, làm nên giải pháp hoàn chỉnh cho khách hàng. Và do đó, nó ảnh hưởng trực tiếp đến phẩm chất dịch vụ, doanh thu cũng như uy tín thương hiệu của Agency.

Trong bài viết này, ta hãy cùng nhau xem qua 1 lượt Quy trình Quản trị vận hành dự án chuẩn của 1 Agency tiêu biểu, để từ đó, nhận diện những vùng tiềm năng cho áp dụng Chuyển đổi số.

Định nghĩa Quy trình Quản trị Vận hành dự án

Quy trình Quản trị Vận hành dự án là quy trình thực hiện các hành động nhằm triển khai chi tiết, cụ thể các công việc đã thống nhất với khách hàng trong Proposal/hợp đồng để tạo ra kết quả cuối cùng mà khách hàng mong muốn, mang lại giá trị cho khách hàng.

Vì sao các Agency lại cần đến Quy trình này?

Câu trả lời nằm ở nhóm khách hàng mục tiêu của Agency. Mỗi khách hàng đều có yêu cầu cụ thể và đặc thù kinh doanh khác nhau, cho nên dịch vụ mà Agency cung cấp cho khách hàng cũng mang tính tùy biến – Customized – cho riêng từng khách hàng, mỗi dịch vụ sẽ được triển khai thành 1 dự án riêng. Trung bình mỗi Agency phải quản lý 5 – 10 dự án khác nhau cùng lúc. Một Quy trình Quản trị vận hành dự án chuẩn cho Agency sẽ gồm 6 bước sau:

Bước 1: Lập kế hoạch, Lịch trình, P&L cho dự án

Bước 2: Kick Off Meeting

Bước 3: Xây dựng Concept/bản thảo

Bước 4: Thống nhất với khách hang về Concept/bản thảo

Bước 5: Thực hiện dịch vụ

Bước 6: Bàn giao cho khách hàng

6 bước làm trên nhằm đáp ứng những nhóm nhu cầu cốt lõi khi triển khai 1 giải pháp cho khách hàng:

1. Nhóm nhu cầu quản lý dự án

(a) Cần nơi nhập và lưu trữ thông tin dự án khi bước vào vận hành

(b) Chỉ định các nhân sự vận hành dự án

2. Nhóm nhu cầu hoạch định & quản lý Nhiệm vụ - Task – trong dự án

(a) Lập kế hoạch tất cả công việc cần thực hiện, xác định Lịch trình

(b) Phân công nhân sự quản lý và thực hiện Nhiệm vụ

(d) Quản trị chi phí sử dụng của dự án so với kế hoạch ngân sách.

3. Nhóm nhu cầu lưu trữ & tìm kiếm tài liệu dự án:

Cần nơi lưu trữ và dễ dàng truy xuất các tài liệu theo từng dự án trong suốt quá trình thực thi.

4. Nhóm nhu cầu đề xuất, phê duyệt:

(a) Đề xuất sử dụng Logistic, tài nguyên, nguồn lực trong quá trình thực hiện dự án

(b) Xem xét và phê duyệt đề xuất khi thực hiện dự án (đề xuất thanh toán, sử dụng trang thiết bị, công tác...)

5. Nhóm nhu cầu giao tiếp nội bộ:

Cần có kênh giao tiếp nội bộ theo từng dự án để trao đổi thông tin khi triển khai dự án.

6. Nhóm nhu cầu giao tiếp bên ngoài:

(a) Cần kênh giao tiếp, Book lịch hẹn với khách hàng

(b) Cần kênh chia sẻ thông tin và cập nhật tiến độ dự án với khách hàng trong quá trình thực hiện.

7. Nhóm nhu cầu báo cáo

(a) Chi phí sử dụng trong suốt dự án

(b) Theo dõi dòng tiền của dự án

Tiềm năng Chuyển đổi số

Trước những nhóm nhu cầu trên, ta thấy rõ lên những vùng tiềm năng cho Chuyển đổi số như sau:

Nhiều thao tác lặp đi lặp lại, mang tính thủ tục hay bắt buộc, chiếm nhiều thời gian làm việc của con người nhưng lại hoàn toàn phù hợp và nhanh chóng hoàn thành bởi các hệ thống công nghệ.
Lượng thông tin vô cùng đồ sộ, cần được lưu trữ, cập nhật, đồng bộ và truy xuất thường xuyên; đây cũng là một vùng tiềm năng để hệ thống công nghệ đảm nhiệm.
Theo dõi cùng lúc nhiệm vụ của nhiều nhân viên, ở nhiều giác độ khác nhau: lịch trình, thời hạn, cấp độ cá nhân, cấp độ toàn đội ngũ… cần một hệ thống quản trị mạnh mẽ.
Giao tiếp thường xuyên và đa chiều, đa kênh: nội bộ Agency, giữa Agency với khách hàng, Chat, Họp… cần quy tụ về một nền tảng công nghệ mạnh và đa năng để tiết kiệm thời gian cũng như đồng bộ thông tin.

Trên đây là 4 vùng tiềm năng dễ thấy để ứng dụng Chuyển đổi số cho Quy trình Quản trị vận hành dự án. Hẳn nhiên, 1 quy trình thuộc loại phức tạp như thế vẫn còn tiềm ẩn nhiều chỗ để cải tiến và hơn lúc nào hết, giai đoạn hiện nay chính là 1 cơ hội để các Agency tăng tốc phát triển nhờ vận dụng đúng công nghệ.

Giải pháp chuyển đổi số của CASK cung cấp cho doanh nghiệp thuộc nhiều ngành hàng các giải pháp giúp xử lý vấn đề và tận dụng cơ hội trong các mảng việc cốt lõi: Chiến lược, Định vị, Vận hành, Công nghệ và Báo cáo.

Thông tin chi tiết

Giải pháp Chuyển đổi số theo ngành: https://www.cask.vn/blog/chuyen-doi-so-theo-nganh

Ngành Agnecy: https://www.cask.vn/blog/nganh-agency

Ngành Xuất - Nhập khẩu: https://www.cask.vn/blog/nganh-xuat-nhap-khau

Giải pháp chuyển đổi số theo phòng: https://www.cask.vn/blog/chuyen-doi-so-theo-phong

Phòng Kinh doanh: https://www.cask.vn/blog/phong-kinh-doanh

Phòng Marketing: https://www.cask.vn/blog/phong-marketing

Phòng Nhân sự: https://www.cask.vn/blog/phong-nhan-su

Phòng Vận hành: https://www.cask.vn/blog/phong-van-hanh