Lưu trữ tập trung – Giao tiếp an toàn

Là một trong những nhóm doanh nghiệp năng động nhất trong nền kinh tế, các Agency có tần suất trao đổi thông tin và giao tiếp cực kỳ lớn. Đây chẳng những là nhu cầu cơ bản mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành cũng như doanh thu của họ. Tuy nhiên, không ít Agency hiện nay vẫn đang gặp khá nhiều rủi ro với hệ thống quản trị thông tin và giao tiếp theo lối thủ công, phân tán. Hãy cùng Cask tìm hiểu những vấn đề này và giải pháp chuyển đổi số dành cho các Agency trong bài viết dưới đây nhé!

Hoạt động trao đổi thông tin & giao tiếp của một Agency diễn ra với tần suất lớn, xuyên suốt mọi quy trình – đặc biệt là những khâu liên quan đến bán hàng & triển khai dự án. Lượng thông tin này có thể chia thành những nhóm cực kỳ quan trọng như:

• Thông tin cơ bản về khách hàng: tên công ty, địa chỉ, quy mô, ngành nghề, số điện thoại, người phụ trách/đại diện…
• Thông tin về nhu cầu khách hàng: yêu cầu về dịch vụ/sản phẩm, định hướng hợp đồng, chi tiết thanh toán
• Thông tin bán hàng: Proposal, báo giá, điều khoản hợp đồng…
• Thông tin dự án: tiến độ, các giai đoạn, nhiệm vụ, nhân sự, vấn đề phát sinh…
• Thông tin thanh toán: số tiền, thời hạn…

Hiện nay, việc trao đổi, quản lý, lưu trữ thông tin của nhiều Agency vẫn mang tính chất thủ công, tản mác; giao tiếp nội bộ và giao tiếp đối tác vẫn thông qua nhiều kênh. Hiện trạng này dẫn đến các vấn đề sau:

• Lượng dữ liệu khổng lồ nhưng lưu trữ rời rạc, do nhiều cá nhân phụ trách, không kết hợp, không thống nhất, đồng bộ với nhau, khiến việc tìm kiếm, truy xuất vất vả, tốn thời gian.
• Lưu trữ nhầm thông tin, sai, sót thông tin quan trọng như: tài liệu dự án, phản hồi từ khách hàng, thông tin cập nhật mới… khiến việc triển khai sai sót, tốn thời gian và chi phí bồi thường.
• Hay thất thoát dữ liệu khi thay đổi nhân sự nên không tận dụng được nhiều tài liệu quý giá trong quá khứ như: Proposal dự án cũ, mẫu hợp đồng… dẫn đến mất thời gian làm lại và giảm hiệu suất công việc.
• Nhiều thông tin cần hiểu thống nhất toàn doanh nghiệp, nhưng mỗi phòng ban hiểu khác nhau, dẫn đến trục trặc trong thực thi, phối hợp không đồng bộ.
• Mỗi phòng ban giao tiếp bằng một công cụ khác nhau: Zalo, Microsoft Teams… dẫn đến toàn doanh nghiệp phải duy trì một lúc nhiều kênh giao tiếp, gây phân mảnh, thiếu sót, rò rỉ thông tin và tốn thời gian truyền đạt liên phòng ban.
• Mỗi phòng ban không kịp thời nắm rõ tiến độ của các phòng ban khác để nhanh chóng phối hợp, đẩy nhanh tiến độ.

Đối mặt với vấn đề trên, chuyển đổi số là một giải pháp tiềm năng, vì hệ thống hóa và tích hợp hóa là 2 thuộc tính của chuyển đổi số. Doanh nghiệp không những giải quyết xong vấn đề mà còn gặt hái thêm những lợi ích như:

• Trang bị hệ thống dữ liệu có thể tùy chỉnh cấu trúc, giúp bạn lưu trữ mọi dữ liệu theo danh mục, dễ dàng tìm kiếm, truy xuất, không bị thiếu sót bất kỳ mảng thông tin nào.
• Tăng tốc độ và chất lượng Proposal do tận dụng được thông tin, kiến thức, kinh nghiệm từ các Proposal cũ đã làm
• Có chức năng Tag những cá nhân liên quan đến tài liệu và tự động gửi Link, giúp việc trao đổi, thảo luận, góp ý… dễ dàng và thuận tiện.
• Có sẵn nhiều mẫu tài liệu để tùy chỉnh, giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo văn bản.
• Có thể phân bổ nhân sự phụ trách từng mảng thông tin, rõ ràng về trách nhiệm và dễ dàng giám sát.
• Hệ thống lưu trữ tập trung thông tin, tài liệu toàn doanh nghiệp, đảm bảo mọi phòng ban nắm thông tin một cách đầy đủ, nhất quán, phối hợp triển khai đồng bộ.
• Hệ thống có tính bảo mật cao nhờ phân quyền truy cập, tự động theo dõi & ghi nhận lại mọi thao thác truy cập, chỉnh sửa, sao chép… của từng tài khoản.
• Tập trung mọi kênh giao tiếp nội bộ về cùng một nền tảng, tiết kiệm thời gian trao đổi, hạn chế thiếu sót, rò rỉ thông tin.

Kết: Có thể nói chuyển đổi số là một giải pháp đa lợi ích, mang tính xuyên suốt toàn doanh nghiệp. Trong đó, sự hiệu quả trong quản lý thông tin và an toàn trong giao tiếp đã đủ tầm quan trọng cho các Agency cân nhắc đầu tư.

Doanh nghiệp Agency có đặc thù riêng từ khách hàng mục tiêu, đối thủ cạnh tranh đến quy trình vận hành, quy trình quản trị dự án, quy trình bán hàng... Hiểu rõ sự khác biệt này, CASK mang đến giải pháp tư vấn vận hành Agency toàn diện được thiết kế riêng theo đặc thù ngành hàng giúp giải quyết nhanh chóng, triệt để mọi nhu cầu, vấn đề phát sinh, qua đó tối ưu hóa hiệu suất vận hành cho doanh nghiệp. Nếu bạn gặp khó khăn, hãy inbox ngay cho CASK, chúng tôi sẽ giúp bạn đi tìm lời giải cho những vấn đề đang gặp phải.

Hãy tìm hiểu ngay 𝐠𝐢𝐚̉𝐢 𝐩𝐡𝐚́𝐩 𝐭𝐨̂́𝐢 𝐮̛𝐮 𝐧𝐡𝐚̂́𝐭 𝐜𝐡𝐨 𝐀𝐆𝐄𝐍𝐂𝐘 tại: https://www.cask.vn/blog/tu-van-nganh-agency