Trong thực tế vận hành thương mại và xây dựng kế hoạch kênh phân phối, không thiếu những bản kế hoạch tưởng như đã được chuẩn bị kỹ lưỡng từ A đến Z, thế nhưng khi bước vào triển khai thì kết quả lại không đạt kỳ vọng. Nguyên nhân không hẳn đến từ việc thiếu ngân sách, nhân lực hay sai cách thực thi, mà nhiều khi xuất phát từ một điều tưởng chừng đơn giản: doanh nghiệp đang cố giải quyết sai vấn đề. Một vấn đề bề mặt nếu được hiểu sai bản chất sẽ dẫn đến hàng loạt các hành động phía sau rất dễ đi chệch hướng. Ngược lại, nếu doanh nghiệp xác định đúng nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, giải pháp thường trở nên rõ ràng, đơn giản và dễ thực thi hơn nhiều.

NHƯ THẾ NÀO LÀ MỘT “NGUYÊN NHÂN GỐC RỄ ĐÚNG”?

Không phải bất kỳ lý do nào dẫn đến vấn đề cũng được gọi là “root cause” - nguyên nhân gốc rễ. Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp dễ rơi vào “cái bẫy bề mặt” – chỉ nhìn thấy biểu hiện bên ngoài rồi nhanh chóng kết luận và xây kế hoạch hành động. Kết quả là doanh nghiệp xoay xở giải quyết triệu chứng, còn vấn đề thật sự thì vẫn tiếp tục tồn tại.

Vậy một nguyên nhân gốc rễ đúng cần có những đặc điểm gì?

Trước hết, đó phải là nguyên nhân sâu nhất làm phát sinh vấn đề, chứ không phải biểu hiện đầu tiên mà chúng ta thấy trên báo cáo.

Thứ hai, doanh nghiệp phải có khả năng kiểm soát và can thiệp vào nguyên nhân này. Nếu không thể tác động lên nó – ví dụ như thời tiết, dịch bệnh hay biến động chính trị – thì đó không thể là nguyên nhân gốc rễ đúng trong bối cảnh lập kế hoạch thương mại.

Thứ ba, nguyên nhân đó phải có dữ liệu xác minh, không dựa vào cảm tính. Mọi quyết định phải được dựng trên nền tảng số liệu cụ thể: Tỷ lệ thiếu sales bao nhiêu phần trăm? POSM có được triển khai đúng thời gian không? Shop có đủ SKU key không?

Và cuối cùng, nguyên nhân đó phải có tác động trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh. Nếu xử lý được nguyên nhân này mà không làm thay đổi gì về volume, value, share hoặc tỷ lệ mua hàng – thì đó có thể không phải là vấn đề ưu tiên.

Phân biệt Nguyên nhân bề mặt và Nguyên nhân cốt lõi

Nguyên nhân bề mặt vs. Nguyên nhân cốt lõi

Hiểu được thế nào là một nguyên nhân gốc rễ đúng mới chỉ là bước khởi đầu. Điều quan trọng hơn là: làm sao để tìm ra nó một cách có hệ thống, không rơi vào phỏng đoán hay cảm tính? Trong môi trường thương mại nhiều biến động, việc phân tích sai vấn đề không chỉ khiến kế hoạch thiếu hiệu quả, mà còn làm lãng phí thời gian và nguồn lực – và đó chính là lúc chuỗi 5 WHYs phát huy giá trị. Vậy 5 WHYs là gì? Làm sao để sử dụng đúng trong bối cảnh lập Channel Plan hiệu quả? Hãy cùng tiếp tục khám phá.

ÁP DỤNG CHUỖI 5 WHYS ĐỂ XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN GỐC RỄ

Phương pháp 5 WHYs – hay còn gọi là chuỗi WHY – là chuỗi câu hỏi phân tích vấn đề theo logic bậc thang. Thay vì đưa ra kết luận vội vàng dựa trên cảm nhận ban đầu, người phân tích cần đặt ra liên tục các câu hỏi “Tại sao?” qua từng cấp độ để tìm đến nguyên nhân sâu nhất, nơi vấn đề thật sự bắt đầu.

Một chuỗi 5 WHYs đầy đủ thường sẽ đi qua các cấp độ sau:
Chuỗi 5 WHYs

WHY 1 – Biểu hiện bề mặt: Điều gì đang xảy ra? Ví dụ: coverage thấp, ROS kém, chương trình ít người tham gia,...

WHY 2 – Nguyên nhân trực tiếp: Điều gì ngay lập tức gây ra vấn đề này? Ví dụ: chưa mở đủ outlet, POSM chưa đến điểm bán,...

WHY 3 – Nguyên nhân hệ thống: Tại sao điều đó lại xảy ra? Ví dụ: thiếu sales, thiếu quy trình training, phân bổ chưa hợp lý,...

WHY 4 – Vấn đề tổ chức hoặc cấu trúc: Yếu tố nào trong tổ chức đang tạo điều kiện cho nguyên nhân hệ thống xảy ra? Ví dụ: ngân sách chưa duyệt, tổ chức thiếu phối hợp, quy trình phê duyệt phức tạp,...

WHY 5 – Gốc rễ sâu nhất có thể tác động: Đây là điểm cuối cùng mà nếu can thiệp, vấn đề có thể được giải quyết triệt để. Ví dụ: quy trình phê duyệt ngân sách nội bộ mất 6 tuần vì thiếu cơ chế cấp quyền theo khu vực.

Key Takeaway:

Điều quan trọng là không nhất thiết luôn phải đủ 5 cấp, nhưng ít nhất cần đi qua 3–4 WHYs để tránh chỉ dừng ở hiện tượng. Ứng dụng đúng chuỗi 5 WHYs không chỉ giúp doanh nghiệp “bắt đúng bệnh” mà còn gợi mở rõ ràng điểm cần đầu tư hoặc cải tiến.

Ví dụ thực tế: Phân tích bằng 5 WHYs
  • Tình huống 1: ROS thấp tại outlet B thuộc kênh MT
  • Tình huống 2: Value share giảm tại khu vực miền Trung
VD
Phân tích ví dụ bằng 5 WHYs

Key Takeaway:

Một bản Annual Channel Plan chỉ thực sự hiệu quả khi được xây dựng dựa trên nền tảng hiểu đúng vấn đề và lý do sâu xa khiến nó tồn tại. Sử dụng 5 WHYs không chỉ giúp doanh nghiệp nhìn rõ bản chất của tình huống, mà còn giúp toàn đội ngũ thống nhất tư duy, tập trung nguồn lực vào điểm chốt có thể tạo ra chuyển biến thực sự. Trước khi bắt tay viết bất kỳ kế hoạch nào, hãy dừng lại và hỏi: Liệu mình đã thực sự hiểu đúng vấn đề chưa?

Kết luận

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng phức tạp, việc “nhìn đúng vấn đề” là một năng lực cần thiết cho bất kỳ ai đang vận hành thương mại, Sales hay Trade marketing. 5 WHYs không phải là kỹ thuật mới, nhưng chính là cách rèn luyện tư duy logic, thực chiến và có hệ thống. 

Hiểu đúng vấn đề là bước đầu để viết nên một Channel Plan hiệu quả

Tìm hiểu trọn vẹn cách xây dựng kế hoạch kênh phân phối bài bản từ A-Z tại đây.

"Bạn đã thật sự hiểu đúng vấn đề đang kìm hãm tăng trưởng của doanh nghiệp mình?"

Hãy tham khảo khóa học Impactful Trade Marketing Management tại CASK để được hướng dẫn chi tiết cách xác định nguyên nhân gốc rễ bằng kỹ thuật 5 WHYs, và từng bước xây dựng một Channel Plan hiệu quả, thực thi được, và tạo ra chuyển biến rõ ràng ngoài thị trường.

Xem thêm và đăng ký:

Tin tức gợi ý