CAPEX & OPEX: Hiểu đúng để quản trị ngân sách theo tư duy CFO

CAPEX là gì? Hiểu đúng chi phí đầu tư dưới góc nhìn quản trị

Trong thực tế doanh nghiệp SME, một sai lầm phổ biến là đồng nhất CAPEX với các khoản chi lớn. Mua một máy móc mới vài trăm triệu thường được gọi là CAPEX, còn thuê một hệ thống phần mềm trả theo tháng thì bị xem là OPEX. Tuy nhiên, bản chất CAPEX không nằm ở quy mô chi tiền, mà nằm ở việc doanh nghiệp có đang hình thành hoặc nâng cấp một tài sản tạo lợi ích trong tương lai hay không.

Trong quản trị doanh nghiệp, CAPEX (Capital Expenditure) được hiểu là chi phí đầu tư, tức các khoản chi mà doanh nghiệp bỏ ra để mua mới, xây dựng, hoặc nâng cấp tài sản nhằm tạo ra lợi ích kinh tế trong nhiều kỳ hoạt động trong tương lai, chứ không chỉ phục vụ cho một kỳ kinh doanh ngắn hạn.

Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 16 IAS (International Accounting Standards - do Ủy ban Chuẩn mực Kế toán Quốc tế ban hành), một khoản chi được ghi nhận là tài sản khi doanh nghiệp có khả năng thu được lợi ích kinh tế trong tương lai và chi phí có thể được đo lường một cách đáng tin cậy. Nếu diễn giải bằng ngôn ngữ quản trị, CAPEX chính là những quyết định mà doanh nghiệp chấp nhận “hy sinh tiền hôm nay” để đổi lấy năng lực vận hành hoặc tăng trưởng bền vững trong tương lai.

Điểm mấu chốt ở đây là CAPEX không được định nghĩa bởi quy mô số tiền chi ra, mà bởi bản chất giá trị mà khoản chi đó tạo ra. Một khoản chi không nhất thiết phải lớn mới là CAPEX, và ngược lại, chi nhiều tiền chưa chắc đã là đầu tư nếu nó không tạo ra lợi ích dài hạn.

Trong thực tế doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp SME, CAPEX thường xuất hiện dưới ba nhóm chính, gắn chặt với cách doanh nghiệp xây dựng và củng cố năng lực cốt lõi.

• Thứ nhất là đầu tư vào tài sản hữu hình. Đây là nhóm dễ nhận diện nhất, bao gồm nhà xưởng, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, kho bãi hoặc cửa hàng. Những tài sản này trực tiếp tham gia vào hoạt động tạo doanh thu hoặc phục vụ vận hành, và thường được sử dụng trong nhiều năm.
• Thứ hai là đầu tư vào hệ thống và hạ tầng quản trị. Trong bối cảnh hiện nay, nhiều khoản đầu tư không còn mang hình hài vật chất rõ ràng như trước. Việc triển khai ERP, CRM, hệ thống quản lý kho, hệ thống dữ liệu bán hàng hay nền tảng thương mại điện tử nội bộ đều có thể được xem là CAPEX nếu chúng tạo ra năng lực quản trị mới và mang lại lợi ích dài hạn cho doanh nghiệp.
• Thứ ba là các khoản nâng cấp hoặc đại tu lớn. Đây là nhóm dễ gây nhầm lẫn nhất. Nếu doanh nghiệp chỉ sửa chữa để tài sản tiếp tục hoạt động như cũ, đó thường là chi phí vận hành. Nhưng nếu khoản chi giúp tài sản hoạt động tốt hơn đáng kể, mở rộng công suất, hoặc kéo dài tuổi thọ sử dụng vượt mức ban đầu, thì về bản chất quản trị, đây là một khoản đầu tư.

Điều kiện để một khoản chi được coi là CAPEX

Để tránh tranh luận cảm tính giữa các phòng ban, non-finance manager cần một khung tư duy rõ ràng trước khi đề xuất hoặc đánh giá một khoản chi là CAPEX. Thay vì hỏi “khoản này lớn hay nhỏ”, câu hỏi đúng nên là “khoản này tạo ra giá trị gì trong tương lai”.

Một khoản chi thường được coi là CAPEX khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp kỳ vọng thu được lợi ích kinh tế trong nhiều kỳ hoạt động, không chỉ trong một kỳ kế toán.
• Khoản chi gắn với một tài sản hoặc một năng lực có thể xác định, kiểm soát và theo dõi hiệu quả.
• Khoản chi làm thay đổi trạng thái năng lực của doanh nghiệp, chẳng hạn tăng công suất, cải thiện chất lượng, mở rộng khả năng phục vụ hoặc nâng cao hiệu quả quản trị.
• Giá trị của khoản chi có thể đo lường và đánh giá được, đủ cơ sở để xây dựng phân tích hoàn vốn hoặc hiệu quả đầu tư.

Chuẩn mực IAS 16 và IAS 38 đều xoay quanh cùng một logic cốt lõi này: lợi ích kinh tế trong tương lai và khả năng đo lường đáng tin cậy. Với người làm quản trị ngoài Tài chính, đây chính là nền tảng để trao đổi hiệu quả với phòng Finance mà không cần đi sâu vào kỹ thuật kế toán.

CAPEX nằm ở đâu trên báo cáo tài chính và vì sao Non-finance Manager cần quan tâm?

Một trong những lý do khiến CAPEX thường bị hiểu sai là vì tác động của nó không xuất hiện ngay trên báo cáo lãi lỗ theo cách mà chi phí vận hành vẫn thể hiện.

Về mặt kế toán, CAPEX được ghi nhận trên Bảng cân đối kế toán dưới dạng tài sản. Chi phí của khoản đầu tư này sau đó được phân bổ dần thông qua khấu hao hoặc phân bổ theo thời gian sử dụng. Điều này có nghĩa là trong ngắn hạn, lợi nhuận kế toán có thể không phản ánh đầy đủ quy mô đầu tư mà doanh nghiệp đã thực hiện.

Ngược lại, trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ, CAPEX lại thể hiện rất rõ. Theo IAS 7, các khoản chi mua sắm tài sản dài hạn được xếp vào dòng tiền từ hoạt động đầu tư. Dòng tiền ra thường xảy ra ngay khi doanh nghiệp thanh toán, trong khi lợi ích được thu về dần theo thời gian.

Đây chính là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp rơi vào trạng thái “có lãi nhưng thiếu tiền”, hoặc ngược lại, chấp nhận dòng tiền âm trong ngắn hạn để xây nền tảng tăng trưởng dài hạn. Với non-finance manager, hiểu CAPEX giúp bạn đọc báo cáo tài chính một cách toàn diện hơn thay vì chỉ nhìn vào lợi nhuận.

Ví dụ CAPEX trong doanh nghiệp SME

Trong thực tế điều hành, CAPEX xuất hiện nhiều hơn chúng ta nghĩ.

Một doanh nghiệp sản xuất đầu tư thêm dây chuyền mới để tăng công suất và giảm lỗi chất lượng. Đây là CAPEX vì nó trực tiếp nâng cao năng lực sản xuất trong nhiều năm.

Một doanh nghiệp phân phối triển khai hệ thống ERP để kiểm soát tồn kho, công nợ và dòng tiền theo thời gian thực. Nếu hệ thống này được thiết kế để sử dụng lâu dài và tạo ra lợi ích quản trị rõ ràng, bản chất của khoản chi này là đầu tư, không chỉ là chi phí công nghệ.

Một doanh nghiệp bán lẻ cải tạo cửa hàng theo mô hình mới, giúp tăng trải nghiệm khách hàng và doanh thu trên mỗi điểm bán. Nếu cải tạo này vượt quá mức sửa chữa thông thường và tạo ra giá trị dài hạn, đây cũng là một dạng CAPEX.

Key takeaway:

• CAPEX là quyết định đầu tư tạo năng lực dài hạn cho doanh nghiệp, không phải nhãn dán cho các khoản chi lớn. Bản chất của CAPEX nằm ở lợi ích tương lai mà khoản chi mang lại.
• Hiểu CAPEX giúp non-finance manager đọc đúng mối quan hệ giữa lợi nhuận, tài sản và dòng tiền, từ đó tránh các quyết định cắt giảm hoặc đầu tư sai lệch vì áp lực ngắn hạn.

OPEX là gì?

Nếu CAPEX đại diện cho các quyết định đầu tư tạo năng lực dài hạn, thì OPEX (Operating Expenditure) phản ánh chi phí vận hành thường xuyên mà doanh nghiệp phải chi trả để duy trì hoạt động kinh doanh mỗi ngày.

OPEX bao gồm tất cả các khoản chi cần thiết để doanh nghiệp vận hành được, nhưng không tạo ra tài sản hay năng lực mới có giá trị dài hạn. Khi khoản chi kết thúc, lợi ích kinh tế của nó cũng gần như chấm dứt theo. Đây chính là điểm phân biệt cốt lõi giữa OPEX và CAPEX, dù trên thực tế hai khái niệm này thường bị nhầm lẫn.

Dưới góc nhìn kế toán, OPEX được ghi nhận trực tiếp vào chi phí trong kỳ và ảnh hưởng ngay đến lợi nhuận. Dưới góc nhìn quản trị, OPEX phản ánh mức độ hiệu quả của vận hành, khả năng kiểm soát chi phí và kỷ luật tài chính của tổ chức.

Trong doanh nghiệp SME, OPEX thường chiếm tỷ trọng lớn và tăng đều theo quy mô hoạt động. Điều này khiến OPEX trở thành khu vực chịu nhiều áp lực cắt giảm nhất, đặc biệt khi doanh thu không đạt kỳ vọng.

Nhóm OPEX phổ biến nhất là chi phí nhân sự và hành chính, bao gồm lương, thưởng, phúc lợi, thuê văn phòng, điện nước, chi phí văn phòng phẩm và các chi phí quản lý chung. Đây là những khoản chi bắt buộc để bộ máy vận hành trơn tru, nhưng nếu không được kiểm soát tốt, chúng có thể tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh thu.

Nhóm thứ hai là chi phí bán hàng và marketing mang tính ngắn hạn. Các hoạt động quảng cáo theo chiến dịch, khuyến mãi, chi phí hỗ trợ bán hàng, hoa hồng, chi phí vận hành kênh phân phối thường được ghi nhận là OPEX vì lợi ích kinh tế chủ yếu phát sinh trong kỳ hoặc trong thời gian rất ngắn.

Nhóm thứ ba là chi phí vận hành hệ thống, bao gồm logistics, bảo trì, thuê dịch vụ công nghệ, chi phí IT vận hành, chi phí gia công hoặc thuê ngoài. Những khoản chi này giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng và tính liên tục của hoạt động, nhưng không làm thay đổi đáng kể năng lực cốt lõi.

Điểm chung của các khoản OPEX là tính lặp lại và mối quan hệ trực tiếp với quy mô hoạt động. Khi doanh nghiệp mở rộng, OPEX thường tăng theo, trừ khi có cải tiến về năng suất hoặc mô hình vận hành.

Khi nào một khoản chi nên được coi là OPEX?

Vấn đề không nằm ở việc OPEX “tốt” hay “xấu”, mà nằm ở việc nhận diện đúng bản chất của khoản chi. Một khoản chi có xu hướng là OPEX khi nó phục vụ trực tiếp cho hoạt động hiện tại, không tạo ra tài sản hoặc năng lực mới có thể sử dụng trong nhiều kỳ.

Cụ thể, một khoản chi thường được coi là OPEX khi:

• Lợi ích kinh tế phát sinh trong kỳ hoặc trong thời gian rất ngắn.
• Khoản chi mang tính duy trì, lặp lại, nhằm giữ hoạt động ở trạng thái bình thường.
• Khi ngừng chi, lợi ích cũng dừng theo và không để lại giá trị dài hạn đáng kể.
• Khoản chi không gắn với một tài sản hoặc năng lực có thể kiểm soát, đo lường hiệu quả lâu dài.

OPEX nằm ở đâu trên báo cáo tài chính và vì sao người quản lý ngoài Tài chính cần quan tâm?

Khác với CAPEX, OPEX đi thẳng vào báo cáo kết quả kinh doanh và tác động trực tiếp đến lợi nhuận trong kỳ. Mỗi đồng OPEX tăng thêm, nếu không đi kèm tăng doanh thu hoặc cải thiện hiệu quả, sẽ làm lợi nhuận giảm tương ứng.

Trong báo cáo P&L, OPEX thường xuất hiện dưới các nhóm chi phí như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí vận hành. Đây là lý do vì sao trong các cuộc họp kinh doanh, OPEX thường trở thành trọng tâm tranh luận khi lợi nhuận không đạt kế hoạch.

Tuy nhiên, nếu chỉ nhìn OPEX dưới góc độ “cần cắt giảm”, doanh nghiệp rất dễ rơi vào bẫy tối ưu ngắn hạn. Việc cắt OPEX thiếu chọn lọc có thể làm giảm chất lượng vận hành, tinh thần nhân sự hoặc hiệu quả bán hàng, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả trong các kỳ sau.

Với non-finance manager, hiểu OPEX giúp bạn trả lời được câu hỏi quan trọng hơn: khoản chi này đang giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn hay chỉ đang duy trì thói quen cũ. Đây là sự khác biệt giữa quản trị chi phí và cắt giảm chi phí.

Ví dụ OPEX trong doanh nghiệp SME

Một doanh nghiệp thương mại chi ngân sách marketing hàng tháng để duy trì lưu lượng khách và đơn hàng. Khi ngừng chạy quảng cáo, doanh thu giảm ngay. Đây là OPEX vì lợi ích gắn chặt với từng kỳ chi tiêu.

Một doanh nghiệp sản xuất chi phí bảo trì định kỳ máy móc để thiết bị hoạt động ổn định. Khoản chi này giúp duy trì năng lực hiện tại nhưng không làm tăng công suất hay kéo dài tuổi thọ vượt mức thiết kế, do đó mang bản chất chi phí vận hành.

Một doanh nghiệp thuê phần mềm theo mô hình trả phí hàng tháng để quản lý bán hàng. Nếu phần mềm chỉ phục vụ vận hành thường xuyên và không hình thành tài sản hay năng lực chiến lược dài hạn, khoản chi này thường được xem là OPEX.

Key takeaway:

• OPEX là chi phí duy trì hoạt động hiện tại và tác động trực tiếp đến lợi nhuận trong kỳ. Quản trị OPEX không đồng nghĩa với cắt giảm bằng mọi giá, mà là tối ưu hiệu quả vận hành.
• Nhận diện đúng OPEX giúp nhà quản lý tránh nhầm lẫn giữa chi phí cần duy trì và các khoản đầu tư cần bảo vệ, từ đó không hy sinh chất lượng hoạt động chỉ để đạt mục tiêu lợi nhuận ngắn hạn.

So sánh CAPEX và OPEX dưới góc nhìn quản trị

Sau khi đã hiểu riêng rẽ CAPEX và OPEX, bước tiếp theo và cũng là bước quan trọng nhất với non-finance manager là đặt hai khái niệm này cạnh nhau để thấy rõ sự khác biệt.

Về cốt lõi, CAPEX và OPEX không khác nhau ở việc doanh nghiệp có chi tiền hay không, mà khác nhau ở cách doanh nghiệp tạo giá trị theo thời gian.

CAPEX gắn với việc xây dựng hoặc nâng cấp năng lực. OPEX gắn với việc khai thác và duy trì năng lực đó trong hoạt động hằng ngày. Một doanh nghiệp không thể vận hành chỉ với CAPEX, và cũng không thể tăng trưởng bền vững nếu chỉ chăm chăm kiểm soát OPEX.

Nếu đặt trong cùng một khung quản trị, sự khác biệt có thể được nhìn nhận như sau.

• Về mục tiêu chi tiêu, CAPEX hướng đến tương lai và năng lực dài hạn, trong khi OPEX phục vụ cho hoạt động hiện tại.
• Về thời gian tạo giá trị, CAPEX tạo lợi ích trong nhiều kỳ, còn OPEX tạo lợi ích chủ yếu trong kỳ phát sinh.
• Về tác động lên lợi nhuận, OPEX ảnh hưởng trực tiếp và ngay lập tức, trong khi CAPEX được phân bổ dần thông qua khấu hao.
• Về dòng tiền, CAPEX thường gây áp lực lớn tại thời điểm đầu tư, còn OPEX phân bổ đều theo thời gian.
• Về quản trị, CAPEX cần tư duy đầu tư và đánh giá hiệu quả dài hạn, còn OPEX cần kỷ luật vận hành và tối ưu năng suất.

Khi không phân biệt rõ các điểm này, doanh nghiệp rất dễ rơi vào các quyết định chi tiêu sai bản chất, dù trên bề mặt con số vẫn có vẻ hợp lý.

Kết nối CAPEX – OPEX với tư duy quản trị tài chính hiện đại

Sau khi đặt CAPEX và OPEX cạnh nhau để thấy rõ sự khác biệt về bản chất, bước tiếp theo mà nhà quản lý cần làm không phải là phân loại cho đúng sổ sách, mà là kết nối hai loại chi tiêu này vào cùng một hệ tư duy quản trị. Trong quản trị tài chính hiện đại, CAPEX và OPEX không tồn tại tách rời, mà cùng nhau tạo nên cách doanh nghiệp sử dụng nguồn lực để thực thi chiến lược.

CAPEX và OPEX trong lập ngân sách (Budget và AOP)

Trong tư duy quản trị hiện đại, ngân sách không chỉ là bảng phân bổ chi tiêu, mà là bản đồ thể hiện chiến lược của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Khi CAPEX và OPEX bị trộn lẫn trong ngân sách, nhà quản lý rất khó nhìn ra đâu là khoản chi để duy trì hoạt động hiện tại, đâu là khoản đầu tư cho năng lực tương lai.

CAPEX trong ngân sách đại diện cho các lựa chọn chiến lược. Đây là nơi doanh nghiệp quyết định sẽ đầu tư vào năng lực nào trong trung và dài hạn, như mở rộng công suất, nâng cấp hệ thống hay cải tổ mô hình vận hành. Những khoản này cần được đánh giá theo hiệu quả dài hạn, thay vì chỉ nhìn tác động lợi nhuận trong một năm.

Ngược lại, OPEX phản ánh kỷ luật vận hành. OPEX cho thấy doanh nghiệp đang khai thác các năng lực hiện có hiệu quả đến đâu. Khi OPEX tăng nhanh hơn doanh thu mà không đi kèm cải thiện năng suất, đó là tín hiệu cho thấy vấn đề nằm ở mô hình vận hành, không chỉ ở chi phí.

Vì sao non-finance manager cần hiểu CAPEX và OPEX như một CFO?

Trong thực tế, non-finance manager chính là người khởi tạo phần lớn các đề xuất chi tiêu. Nếu không hiểu bản chất CAPEX và OPEX, ngân sách rất dễ trở thành cuộc đàm phán về con số, thay vì thảo luận về giá trị và năng lực doanh nghiệp.

Khi tư duy như một CFO mini, nhà quản lý ngoài Tài chính không chỉ nói “khoản này cần bao nhiêu tiền”, mà đặt câu hỏi “khoản này đang tạo giá trị trong bao lâu và theo cách nào”. Sự thay đổi trong cách đặt câu hỏi giúp cuộc trao đổi với phòng Tài chính trở nên chiến lược hơn.

Quan trọng hơn, hiểu CAPEX và OPEX giúp non-finance manager chịu trách nhiệm theo vòng đời khoản chi. Trách nhiệm không dừng ở việc được duyệt ngân sách, mà kéo dài đến việc theo dõi hiệu quả và tác động thực tế của quyết định đó.

Từ “chi phí” sang “đầu tư tạo giá trị”

Tư duy quản trị tài chính hiện đại không tập trung vào việc cắt giảm chi phí bằng mọi giá, mà tập trung vào tối ưu giá trị trên mỗi đồng vốn bỏ ra. Để làm được điều đó, CAPEX và OPEX cần được nhìn trong cùng một hệ quy chiếu chiến lược.

Một khoản OPEX không phải lúc nào cũng xấu nếu nó giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn hoặc bảo vệ chất lượng doanh thu. Ngược lại, một khoản CAPEX không tự động là tốt nếu nó không gắn với mục tiêu kinh doanh rõ ràng và không được đo lường hiệu quả.

Khi chuyển từ tư duy “chi phí” sang “đầu tư tạo giá trị”, doanh nghiệp bắt đầu ra quyết định dựa trên đóng góp thực sự của từng khoản chi vào tăng trưởng và năng lực cạnh tranh, thay vì chỉ dựa trên áp lực lợi nhuận ngắn hạn.

Key takeaway:

• CAPEX và OPEX không chỉ là cách phân loại chi tiêu, mà là công cụ giúp doanh nghiệp kết nối chiến lược dài hạn với kỷ luật vận hành ngắn hạn thông qua ngân sách.
• Khi non-finance manager tư duy CAPEX và OPEX như một CFO mini, ngân sách chuyển từ vai trò kiểm soát chi phí sang công cụ đầu tư tạo giá trị và tăng trưởng bền vững.

Kết luận: Từ hiểu khái niệm đến làm chủ tư duy quản trị ngân sách

CAPEX và OPEX, nếu chỉ dừng lại ở mức khái niệm kế toán, sẽ rất khó tạo ra giá trị thực tiễn cho nhà quản lý. Tuy nhiên, khi được nhìn dưới góc độ quản trị, hai khái niệm này trở thành nền tảng để doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý, cân bằng giữa vận hành hiện tại và đầu tư cho tương lai.

Thông qua việc phân biệt rõ bản chất CAPEX và OPEX, nhà quản lý không chuyên tài chính có thể nhìn ngân sách một cách toàn diện hơn. CAPEX không chỉ là khoản chi lớn, mà là quyết định xây dựng năng lực dài hạn. OPEX không đơn thuần là chi phí cần kiểm soát, mà phản ánh mức độ hiệu quả của mô hình vận hành. Khi hai loại chi tiêu này được đặt trong cùng một hệ quy chiếu, ngân sách không còn là bảng số liệu khô khan, mà trở thành công cụ thực thi chiến lược.

Quan trọng hơn, tư duy CFO không nằm ở chức danh, mà nằm ở cách đặt câu hỏi trước mỗi quyết định chi tiêu. Khoản chi này đang tạo ra giá trị gì. Giá trị đó kéo dài trong bao lâu. Doanh nghiệp đang đầu tư cho năng lực nào, và đang vận hành năng lực đó hiệu quả đến đâu. Đây chính là những câu hỏi giúp nhà quản lý chuyển từ tư duy kiểm soát chi phí sang tư duy quản trị giá trị.

Nếu bạn là nhà quản lý hoặc chủ doanh nghiệp SME, thường xuyên tham gia đề xuất, phê duyệt hoặc chịu trách nhiệm ngân sách, việc trang bị tư duy tài chính quản trị là bước đi cần thiết để: Trao đổi hiệu quả hơn với phòng Tài chính, ra quyết định chi tiêu dựa trên bản chất thay vì cảm tính, gắn ngân sách với mục tiêu kinh doanh và năng lực dài hạn.

Đây cũng chính là mục tiêu mà khóa học Finance for Non-Finance Managers tại CASK hướng tới. Khóa học được thiết kế để giúp nhà quản lý không chuyên tài chính hiểu và ứng dụng các khái niệm như CAPEX, OPEX, P&L và dòng tiền vào bối cảnh vận hành thực tế của doanh nghiệp, đặc biệt trong các hoạt động marketing, sales, trade marketing và quản lý kinh doanh. 

👉 Bạn có thể tìm hiểu chi tiết chương trình tại: https://www.cask.vn/finance/finance