Các KPI Phân Phối Quan Trọng Mà Mọi Sales Leader Cần Theo Dõi

Disclaimer: Bài viết này được CASK dịch và biên soạn lại từ nguồn gốc của deltasalesapp. Mọi nội dung, số liệu và quan điểm thuộc về deltasalesapp. CASK chỉ cung cấp bản dịch để tham khảo và không chịu trách nhiệm về tính chính xác hay đầy đủ của nội dung gốc.

Trong các doanh nghiệp FMCG và mô hình kinh doanh dựa trên phân phối hiện nay, thành công của đội ngũ sales không còn chỉ được đo bằng bán được bao nhiêu, mà còn nằm ở việc phân phối hiệu quả ra sao, thực thi tốt đến mức nào và theo dõi hiệu suất tại thị trường một cách sát sao như thế nào.

Với sự phát triển của Sales Force Automation (SFA) và các công cụ bán hàng di động cho đội ngũ thị trường, lãnh đạo sales ngày nay có thể tiếp cận dữ liệu chi tiết, theo thời gian thực từ nhà phân phối, kho hàng và đội ngũ bán hàng ngoài thị trường. Tuy nhiên, chỉ có dữ liệu thôi thì chưa đủ để tạo ra tăng trưởng. Thứ thực sự tạo ra giá trị là những KPI phân phối phù hợp.

Bài viết này sẽ phân tích những KPI phân phối quan trọng nhất mà mọi sales leader nên theo dõi, được giải thích bằng ngôn ngữ đơn giản và sắp xếp theo logic rõ ràng, giúp bạn chuyển số liệu thành hành động cụ thể.

Hiểu đúng về Distribution KPIs

Distribution KPIs (Key Performance Indicators) là các chỉ số đo lường cho biết mức độ hiệu quả của hệ thống phân phối. Những KPI này giúp lãnh đạo sales trả lời các câu hỏi then chốt như:

• Sản phẩm của chúng ta có đang tiếp cận đúng điểm bán mục tiêu không?
• Nhân viên bán hàng có ghé thăm đúng cửa hàng với tần suất phù hợp không?
• Nhà phân phối có đang quản lý tồn kho hiệu quả không?
• Chúng ta có đang mất doanh số do hết hàng hoặc trưng bày kém trên kệ không?

Khi theo dõi đúng các KPI, doanh nghiệp có thể sớm phát hiện điểm nghẽn trong vận hành, cải thiện kế hoạch tuyến bán hàng, nâng cao độ sẵn có của sản phẩm và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.

Các nền tảng hiện đại như Delta Sales App giúp việc thu thập những chỉ số này trở nên dễ dàng hơn thông qua việc tự động ghi nhận dữ liệu từ hoạt động thị trường, đơn hàng và luồng tồn kho – từ đó giảm sự phụ thuộc vào báo cáo thủ công và phán đoán cảm tính.

Vì Sao Sales Leader Bắt Buộc Phải Theo Dõi Distribution KPIs

Sales leader ngày nay phải quản lý một hệ sinh thái phức tạp bao gồm đội ngũ bán hàng thị trường, nhà phân phối, điểm bán lẻ và kho hàng. Nếu không có KPI, việc ra quyết định sẽ mang tính phản ứng tình huống thay vì chiến lược dài hạn. Việc theo dõi Distribution KPIs giúp bạn:

• Nâng cao năng suất đội ngũ thị trường: Distribution KPIs cho thấy mức độ hiệu quả trong cách nhân viên bán hàng sử dụng thời gian, từ đó giúp nhà quản lý tối ưu tuyến bán, tăng số lượt ghé thăm hiệu quả và loại bỏ lãng phí trong hoạt động hằng ngày.
• Gia tăng độ phủ số lượng và độ phủ trọng số: Theo dõi các KPI về độ phủ phân phối giúp xác định các điểm bán còn thiếu và khu vực có độ sẵn có thấp, cho phép đội ngũ mở rộng sự hiện diện sản phẩm tại nhiều cửa hàng hơn, đặc biệt là các điểm bán tiềm năng cao.
• Giảm tình trạng hết hàng và thất thoát do quá hạn: Các KPI về tồn kho và bổ sung hàng giúp phát hiện sớm khoảng trống nhu cầu, từ đó ngăn ngừa hết hàng, giảm tồn kho quá hạn và đảm bảo đúng sản phẩm có mặt đúng thời điểm.
• Tối ưu hiệu quả nhà phân phối: KPI nhà phân phối đo lường mức độ hoàn thành đơn hàng, sức khỏe tồn kho và đóng góp doanh số, giúp sales leader xác định đối tác hoạt động kém hiệu quả và đưa ra hành động điều chỉnh dựa trên dữ liệu.
• Cải thiện thực thi tại điểm bán: Các KPI về retail execution theo dõi chất lượng viếng thăm, độ sẵn có trên kệ, tuân thủ trưng bày và sử dụng vật dụng bán hàng, đảm bảo thực thi đồng nhất và tăng độ hiện diện thương hiệu tại cửa hàng.

Khi được kết hợp với các công cụ theo dõi bán hàng ngoài thị trường, KPI không còn là báo cáo tĩnh mà trở thành insight có thể hành động.

Nhóm KPI Hoạt Động Đội Ngũ Thị Trường (Field Force Sales KPIs)

Đội ngũ thị trường là xương sống của hệ thống phân phối. Các KPI dưới đây đo lường mức độ hiệu quả của nhân viên bán hàng và merchandiser tại thị trường.

1. Số lượt ghé thăm/ngày/nhân viên bán hàng

Chỉ số này cho biết mỗi nhân viên ghé thăm bao nhiêu điểm bán mỗi ngày.

Công thức: Tổng số lượt ghé thăm ÷ Số ngày làm việc

Con số thấp có thể phản ánh việc thiết kế tuyến bán chưa tối ưu hoặc lãng phí thời gian. Hệ thống lập tuyến và theo dõi bán hàng giúp cải thiện độ phủ hằng ngày mà không cần tăng nhân sự.

2. Tỷ lệ bao phủ khách hàng (Client Coverage %)

Đo lường số điểm bán đang hoạt động thực sự được ghé thăm.

Công thức: Số điểm bán đã ghé thăm ÷ Tổng số điểm bán trong danh mục

Độ phủ thấp kéo dài thường dẫn đến mất hiện diện và suy giảm trưng bày – điều có thể được phát hiện sớm thông qua báo cáo theo từng điểm bán trên Delta Sales App.

3. Tần suất viếng thăm (Visit Frequency)

Theo dõi tần suất ghé thăm mỗi điểm bán trong một khoảng thời gian nhất định.

Các nhóm cửa hàng A/B/C cần tần suất khác nhau để duy trì độ phủ và độ sẵn có tối ưu.

4. Tuân thủ tuyến bán (Route Compliance / Route Adherence)

Đo mức độ nhân viên tuân thủ tuyến bán đã được phân công.

Công thức: Số điểm bán ghé thăm đúng tuyến ÷ Tổng số điểm bán trên tuyến

Tuân thủ thấp có thể phản ánh thiết kế tuyến chưa phù hợp hoặc thiếu giám sát. Check-in GPS và bản đồ tuyến giúp quản lý xử lý chủ động.

5. KPI theo thời gian

Nhóm KPI này tập trung vào năng suất làm việc:

• Thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc trung bình
• Thời gian trung bình tại mỗi cửa hàng
• Tổng thời gian làm việc trong cửa hàng
• Thời gian di chuyển giữa các lượt ghé thăm

Theo dõi theo thời gian thực giúp phát hiện lãng phí như di chuyển quá lâu hoặc thời gian làm việc chưa được khai thác hiệu quả.

6. Tỷ lệ chốt đơn (Strike Rate)

Đo tỷ lệ lượt ghé thăm có phát sinh đơn hàng.

Strike rate giảm thường phản ánh vấn đề về giá, danh mục sản phẩm hoặc mức độ gắn kết của retailer.

7. Doanh số trên mỗi nhân viên bán hàng

Thể hiện doanh thu mà mỗi nhân viên tạo ra mỗi ngày, giúp so sánh hiệu suất giữa các khu vực sau khi đã điều chỉnh theo mật độ điểm bán.

8. Giá trị đơn hàng trung bình (Drop Size)

Công thức: Tổng doanh số ÷ Số đơn hàng

Tăng drop size thông qua bán chéo và tối ưu danh mục thường hiệu quả hơn so với mở thêm điểm bán mới.

9. Số dòng sản phẩm/đơn hàng thành công

Chỉ số này phản ánh kỹ năng bán hàng và mức độ thâm nhập danh mục tại mỗi điểm bán.

10. Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng (Order Fulfillment Rate)

Đo tỷ lệ đơn hàng được giao:

• Đúng thời gian
• Đủ số lượng
• Đúng địa điểm

Tỷ lệ thấp ảnh hưởng trực tiếp đến niềm tin của retailer và các đơn hàng tương lai.

11. Tần suất mua hàng

Theo dõi mức độ thường xuyên retailer đặt hàng. Sự suy giảm có thể do hết hàng, cạnh tranh hoặc tương tác yếu từ đội ngũ bán hàng.

12. Độ chính xác tồn kho

Đo mức độ khớp giữa tồn kho hệ thống và tồn kho thực tế. Sai lệch dẫn đến hết hàng, tồn dư và mất doanh số.

13. KPI sức khỏe tồn kho

Bao gồm:

• Mức tồn theo nhà phân phối/kho
• Tỷ lệ hàng cận hạn (đặc biệt quan trọng với hàng dễ hỏng)
• Tỷ lệ hàng hư hỏng hoặc trả về

Giúp chủ động điều phối tồn kho và giảm chi phí hủy hàng.

14. On-Shelf Availability (OSA) – Độ sẵn có trên kệ

OSA đo lường số lượng SKU theo kế hoạch thực sự có mặt trên kệ hàng. OSA thấp thường phản ánh vấn đề ở khâu bổ sung hàng hoặc thực thi tại điểm bán, thay vì do nhu cầu thị trường.

Các đợt kiểm tra trưng bày (merchandising audit) được ghi nhận thông qua ứng dụng di động giúp cung cấp dữ liệu OSA chính xác ở cấp độ từng cửa hàng.

15. Tỷ lệ Out-of-Stock (OOS) – Hết hàng

OOS đại diện cho các cơ hội doanh số bị mất. Việc theo dõi OOS theo từng SKU, cửa hàng và khu vực giúp sales leader ưu tiên đúng các hành động khắc phục cần thiết.

16. Share of Shelf (SoS) – Thị phần kệ

SoS đo lường tỷ lệ không gian trưng bày mà thương hiệu của bạn chiếm giữ so với đối thủ trong cùng ngành hàng. SoS cao thường đồng nghĩa với khả năng hiển thị tốt hơn và tốc độ bán cao hơn.

17. Độ phủ và chất lượng POSM

Chỉ số này theo dõi:

• Tỷ lệ cửa hàng có lắp đặt POSM
• Tình trạng POSM (mới, đạt yêu cầu, xuống cấp)

Các khảo sát kỹ thuật số giúp đơn giản hóa việc audit POSM và đảm bảo thực thi thương hiệu đồng nhất trên toàn hệ thống.

18. Hiệu quả sử dụng tài sản bán hàng (Sales Asset Utilization)

Áp dụng cho các tài sản như tủ mát, kiosk hoặc kệ trưng bày, bao gồm:

• Số lượng tài sản đang hiện diện
• Mức độ sử dụng (doanh số trên mỗi tài sản)
• Tình trạng tài sản

Những KPI này giúp doanh nghiệp chứng minh hiệu quả đầu tư và nhanh chóng xác định các điểm bán đang sử dụng tài sản kém hiệu quả.

Best Practices khi sử dụng Distribution KPIs hiệu quả

Theo dõi KPI thôi là chưa đủ. Sales leader cần:

• Tập trung vào số lượng KPI vừa phải: Theo dõi quá nhiều KPI dễ gây nhiễu thông tin. Hãy ưu tiên một số chỉ số có tác động trực tiếp đến doanh số, hiệu quả phân phối và ra quyết định.
• Thống nhất định nghĩa KPI: Đảm bảo tất cả các bộ phận hiểu KPI theo cùng một cách. Định nghĩa rõ ràng giúp tránh hiểu sai, đảm bảo báo cáo nhất quán và tạo sự đồng thuận về mục tiêu.
• Đánh giá KPI ở nhiều cấp độ: Phân tích KPI ở cấp quốc gia, khu vực, nhà phân phối và nhân viên bán hàng để xác định khoảng trống hiệu suất, so sánh xu hướng và đưa ra hành động điều chỉnh phù hợp.
• Chia sẻ insight thường xuyên qua dashboard và mobile: Việc cập nhật KPI định kỳ qua dashboard và ứng dụng di động giúp tăng tính minh bạch, trách nhiệm và tốc độ ra quyết định dựa trên dữ liệu.
• Gắn KPI trực tiếp với kế hoạch hành động: KPI phải dẫn đến hành động cụ thể. Mỗi chỉ số cần được liên kết với các bước cải thiện, người chịu trách nhiệm và mốc thời gian rõ ràng để tạo tác động kinh doanh đo lường được.

Kết luận

Sự xuất sắc trong phân phối được xây dựng trên tính minh bạch, kỷ luật và thực thi dựa trên dữ liệu. Với các công cụ như Delta Sales App, sales leader có thể nắm bắt theo thời gian thực hoạt động đội ngũ thị trường, hiệu suất nhà phân phối, tồn kho và thực thi tại điểm bán – mà không cần dựa vào phỏng đoán hay báo cáo trễ.

Bằng việc liên tục theo dõi và hành động dựa trên đúng Distribution KPIs thông qua Delta Sales App, doanh nghiệp có thể:

• Giảm lãng phí và kém hiệu quả vận hành
• Cải thiện độ sẵn có trên kệ và hiện diện thương hiệu
• Tăng tính minh bạch và trách nhiệm của nhà phân phối
• Thúc đẩy tăng trưởng doanh số bền vững và có thể dự báo

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, những sales leader kết hợp kỷ luật KPI chặt chẽ với sức mạnh của Delta Sales App sẽ luôn đi trước thị trường một bước.