4 sai lầm khi Phasing Volume trong AOP khiến kế hoạch năm dễ vỡ

Nhiều doanh nghiệp làm AOP rất kỹ. Mục tiêu rõ ràng, tổng sản lượng nhìn hợp lý, kế hoạch trên giấy có vẻ chặt chẽ. Nhưng khi bước vào triển khai theo từng tháng, kết quả lại không đi đúng như kỳ vọng: có tháng hụt target, có tháng tồn kho tăng, dòng tiền bắt đầu căng và đội ngũ bán hàng phải gồng chạy.

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhưng thường bị xem nhẹ nằm ở cách phân bổ volume theo tháng (Volume Phasing). Khi phasing không phản ánh đúng nhịp thị trường và năng lực vận hành, AOP rất dễ “đúng trên file nhưng vỡ khi chạy”.

👉 Bài viết này giúp bạn nhận diện 4 sai lầm thường gặp khi phasing volume trong AOP, đồng thời chỉ ra cách theo dõi và điều chỉnh phasing trong năm để kế hoạch không trở thành áp lực cho doanh nghiệp. Hãy đọc tiếp nếu bạn đang trực tiếp chịu trách nhiệm về tăng trưởng, tồn kho và dòng tiền.

4 sai lầm thường gặp khi Phasing Volume trong AOP

Trước khi đi vào bốn sai lầm thường gặp, cần làm rõ một điểm rất quan trọng: Volume phasing không phải là bài toán kỹ thuật, mà là bài toán quản trị. Khi làm AOP, nhiều doanh nghiệp dành rất nhiều thời gian để tranh luận về tổng số năm - doanh thu bao nhiêu, sản lượng bao nhiêu, tăng trưởng bao nhiêu phần trăm. Nhưng đến khi phân bổ con số đó theo từng tháng, quyết định lại thường được đưa ra khá nhanh, đôi khi chỉ để “kịp deadline” hoặc để bảng kế hoạch nhìn gọn gàng hơn.

Vấn đề là, AOP không được vận hành theo tổng năm, mà được vận hành thông qua từng tháng, từng chu kỳ nhập hàng, từng kỳ thu tiền. Cách bạn phasing volume chính là cách bạn đang “ra lệnh” cho toàn bộ hệ thống: Sales phải bán thế nào, Operations phải chuẩn bị hàng ra sao, Finance phải xoay vốn ở nhịp nào.

Chính vì vậy, volume phasing không đơn thuần là chia số, mà là:

• Quy đổi chiến lược năm thành nhịp chạy thực tế
• Phân bổ áp lực bán hàng theo thời gian
• Và quyết định mức độ rủi ro tồn kho – dòng tiền trong suốt năm

Bốn sai lầm dưới đây không phải là những lỗi hiếm gặp, mà là những “cái bẫy tư duy” rất dễ rơi vào khi doanh nghiệp làm AOP nhanh, hoặc làm AOP theo thói quen cũ. Nguy hiểm hơn, chúng thường không lộ ra ngay, mà chỉ bộc lộ khi kế hoạch đã bắt đầu chạy.

👉 Đọc thêm bài viết Hiểu đúng bản chất của AOP tại đây

Sai lầm #1: “Cái bẫy” chia đều 1/12 cho mỗi tháng

Một trong những cách làm nhanh nhất khi lập AOP là lấy tổng sản lượng năm rồi chia đều cho 12 tháng. Bảng kế hoạch nhìn rất gọn, tháng nào cũng như nhau, dễ theo dõi và tạo cảm giác “công bằng” cho đội bán hàng.

Vấn đề nằm ở chỗ thị trường hiếm khi vận hành theo cách đó. Phần lớn ngành hàng đều có tháng bán mạnh – bán yếu, mùa cao điểm – thấp điểm, và hành vi mua thay đổi theo thời điểm. Khi chia đều 1/12, doanh nghiệp đang ngầm giả định rằng “tháng nào cũng giống tháng nào” – một giả định rất hiếm khi đúng.

Thực tế, không khó để bắt gặp những tình huống như sau: doanh nghiệp đặt mục tiêu 1.200 thùng cho cả năm và chia đều thành 100 thùng mỗi tháng. Nhưng ngay sau Tết, ở các tháng 1–2, thị trường tiêu thụ chậm rõ rệt. Sales liên tục hụt target, tinh thần đội ngũ giảm. Đến giai đoạn tháng 5–8 – lúc thị trường thực sự vào mùa – doanh nghiệp lại không tận dụng được hết cơ hội vì volume đã bị “khóa trần” theo kế hoạch chia đều.

Khi đó, kế hoạch không sai vì tổng số, mà sai vì đi ngược nhịp thị trường.

Sai lầm #2: Dồn sản lượng vào cuối năm để “dễ đạt”

Một kiểu phasing khác cũng rất phổ biến là “đầu năm nhẹ nhàng, cuối năm bứt tốc”. Volume những tháng đầu được đặt thấp để dễ chạy, phần lớn sản lượng được dồn sang quý 4 với kỳ vọng thị trường cuối năm sẽ tốt hơn.

Trên file kế hoạch, cách làm này có vẻ hợp lý. Nhưng khi nhìn từ góc độ vận hành, rủi ro bắt đầu xuất hiện ngay từ giữa năm. Dồn quá nhiều volume vào một giai đoạn ngắn đồng nghĩa với việc Sales phải tăng tốc gấp, vận hành phải chịu tải lớn trong thời gian ngắn, và Finance phải xoay vốn với cường độ cao.

Không hiếm trường hợp doanh nghiệp đặt mục tiêu 1.200 thùng/năm, phasing 9 tháng đầu mỗi tháng chỉ khoảng 70 thùng, còn 3 tháng cuối gần 190 thùng mỗi tháng để “chốt năm”. Trên giấy, tổng số vẫn đúng. Nhưng khi bước vào quý 4, chỉ cần nhà máy chậm công suất hoặc sức mua không tăng như kỳ vọng, toàn bộ kế hoạch rơi vào thế rất khó cứu. Sales buộc phải giảm giá sâu để kéo số, tồn kho dồn lại sau Tết và dòng tiền bị kéo căng sang năm sau.

Khi đó, vấn đề không nằm ở quý 4, mà nằm ở cách phasing đã dồn rủi ro về cuối năm ngay từ đầu.

Sai lầm #3: Phasing không đi cùng Action Support

Một sai lầm tinh vi hơn là phasing volume xong rồi… để đó. Con số nhìn có vẻ hợp lý, nhưng không được kiểm tra xem liệu có đủ lực đẩy bán hàng đi kèm hay không.

Volume không tự tăng chỉ vì được giao chỉ tiêu. Mỗi tháng được phasing cao hơn bình thường cần có lý do rất cụ thể: chương trình khuyến mãi, activation, chiến dịch truyền thông, push kênh phân phối hay ra mắt sản phẩm mới.

Thực tế thường xảy ra tình huống như thế này: doanh nghiệp đặt mục tiêu tháng 5 phải đạt 150 thùng vì muốn “push mạnh”, nhưng các chương trình hỗ trợ bán hàng lại được lên lịch chạy vào tháng 6. Tháng 5 không có lực đẩy nên hụt target. Sang tháng 6, đội Sales vừa phải chạy chương trình mới, vừa phải gánh phần hụt của tháng trước. Áp lực dồn chồng khiến cả hai tháng đều không đạt như kỳ vọng.

Ở đây, phasing không sai vì tham vọng, mà sai vì không đi cùng hành động tương ứng.

Sai lầm #4: Phasing không align giữa các bộ phận

Sai lầm này thường xuất hiện khi volume phasing được lập xong rồi “gửi xuống” cho các bộ phận triển khai, trong khi Sales, Operations và Finance chưa thực sự ngồi lại để kiểm tra xem kế hoạch đó có chạy được hay không.

Volume chỉ chạy khi có đủ lực bán, đủ hàng để giao và đủ vốn để xoay vòng. Chỉ cần một trong ba yếu tố này không theo kịp, kế hoạch sẽ trở thành áp lực ngay từ những tháng đầu triển khai.

Không khó để gặp những tình huống mà Sales đặt được đơn, nhưng kho hoặc logistics không kịp giao vì chưa chuẩn bị đủ hàng, hoặc Finance chưa bố trí đủ vốn nhập nguyên liệu từ sớm. Trên bảng phasing, mọi thứ vẫn “đúng”. Nhưng trong thực tế, kế hoạch đã bắt đầu lệch nhịp ngay từ giữa quý.

Khi đó, vấn đề không nằm ở một bộ phận cụ thể, mà nằm ở nhịp phasing chung đã không được thống nhất từ đầu.

Checklist 5 câu tự soi Volume Phasing – Trước khi (hoặc trong khi) chạy AOP

Sau khi nhìn lại bốn sai lầm phổ biến, một câu hỏi thực tế hơn là:

Dưới đây là 5 câu hỏi đơn giản nhưng rất hiệu quả để tự soi lại volume phasing – dù bạn đang ở giai đoạn lập AOP hay đã chạy được vài tháng.

1. Tháng nào volume cao nhất và vì sao?

Nếu không thể giải thích rõ ràng vì sao tháng đó bán cao hơn (mùa vụ, campaign, hành vi tiêu dùng…), rất có thể volume đang được đặt theo mong muốn chứ không theo thị trường.

2. Tháng nào là thấp điểm và phasing có thực sự “nhẹ” ở đó chưa?

Nhiều kế hoạch nhìn chung hợp lý, nhưng vẫn đặt target quá cao ở những tháng thị trường yếu, khiến Sales hụt target ngay từ đầu và mất nhịp cho các tháng sau.

3. Những tháng volume cao có action support tương ứng không?

Nếu volume tăng mà không có khuyến mãi, activation, push kênh hoặc nguồn lực bổ sung, rủi ro hụt target gần như chắc chắn xảy ra.

4. Operations và Finance có theo kịp nhịp phasing này không?

Phasing có thể “đúng” với Sales, nhưng nếu kho, nhà máy, logistics hoặc dòng tiền không chịu nổi, kế hoạch vẫn sẽ vỡ khi triển khai.

5. Nếu thị trường lệch nhịp 1-2 tháng, bạn có sẵn sàng điều chỉnh không?

Một bản phasing tốt không phải là bản không bao giờ thay đổi, mà là bản cho phép điều chỉnh có kiểm soát khi thực tế khác với giả định ban đầu. Nếu bạn trả lời “chưa chắc” cho từ 2–3 câu hỏi trên, rất có thể volume phasing hiện tại đang tiềm ẩn rủi ro vận hành ngay cả khi tổng số năm vẫn “đúng”.

Volume phasing không cần hoàn hảo, nhưng cần đủ thực tế để hệ thống chạy được và đủ linh hoạt để điều chỉnh khi cần. Đây cũng chính là ranh giới quan trọng nhất giữa một bản AOP lập cho đủ và một bản AOP thực sự hỗ trợ ra quyết định trong suốt năm kinh doanh.

👉 Đọc thêm bài viết Hiểu đúng bản chất của  Volume Phasing trong AOP tại đây

Khi AOP bắt đầu chạy: Volume Phasing sẽ tự bộc lộ vấn đề

Sau khi nhìn qua bốn sai lầm phổ biến khi phasing volume, nhiều người thường có một phản xạ quen thuộc: “Những lỗi này đúng, nhưng là câu chuyện lúc lập kế hoạch. Còn kế hoạch của tôi thì đã chạy rồi.”

Thực tế, phần lớn AOP không thất bại ngay ở thời điểm lập. Chúng chỉ bắt đầu bộc lộ vấn đề khi kế hoạch đi vào vận hành theo từng tháng. Lúc đó, thị trường, tồn kho, dòng tiền và áp lực bán hàng sẽ phản hồi rất trung thực về mức độ hợp lý của volume phasing – theo cách không cần thêm bất kỳ slide phân tích nào.

Vấn đề không nằm ở việc phasing có “đúng” hay không, mà nằm ở chỗ doanh nghiệp có dừng lại để đọc những tín hiệu đó hay tiếp tục gồng chạy theo con số ban đầu.

AOP không được vận hành theo năm, mà theo nhịp tháng

Trong thực tế quản trị, không ai bán hàng, nhập hàng hay thu tiền theo “cả năm”. Mọi thứ đều diễn ra theo tháng, thậm chí theo từng chu kỳ ngắn hơn. Vì vậy, volume phasing chỉ thực sự có ý nghĩa khi được nhìn và theo dõi theo nhịp tháng, chứ không phải đợi đến cuối quý hay cuối năm mới đánh giá.

Nhiều kế hoạch nhìn ổn nếu soi ở góc độ tổng quý hoặc tổng năm, nhưng khi tách ra từng tháng, nhịp lệch bắt đầu lộ rõ: tháng đầu hụt, tháng sau phải gồng, và áp lực dần bị đẩy về phía trước.

Ví dụ, một doanh nghiệp nhìn báo cáo quý 1 và thấy doanh số đạt gần đủ kế hoạch. Nhưng khi bóc tách theo tháng, họ nhận ra tháng 1 và 2 hụt khá sâu, còn tháng 3 phải bán dồn mới kéo lại số.

Trên tổng quý, mọi thứ “có vẻ ổn”. Nhưng trên nhịp tháng, hệ thống đã bắt đầu chạy lệch – và nếu không điều chỉnh, áp lực này sẽ tiếp tục dồn sang các tháng sau.

Không phải mọi sai lệch đều là vấn đề cần chỉnh phasing

Một sai lầm khác là cứ thấy hụt là muốn sửa kế hoạch. Trên thực tế, không phải mọi sai lệch đều đáng lo. Điều quan trọng là phân biệt được đâu là lệch mang tính thời điểm, đâu là lệch phản ánh vấn đề cấu trúc của phasing.

Có những tháng hụt vì thời tiết, vì chiến dịch bị dời lịch, vì một yếu tố bất thường ngắn hạn. Những trường hợp này cần theo dõi sát, nhưng chưa nhất thiết phải động đến phasing. Ngược lại, khi tình trạng hụt hoặc quá tải lặp lại ở cùng một nhóm tháng, hoặc xuất hiện đồng thời ở nhiều kênh, đó thường là dấu hiệu cho thấy giả định phasing ban đầu đã không còn phù hợp.

Chẳng hạn, tháng 4 doanh nghiệp hụt target do thời tiết xấu và một chương trình activation bị dời sang tháng 5. Sang tháng 5, khi chương trình chạy đúng kế hoạch, doanh số quay lại bình thường.

Thực tế mà nói đây là lệch ngắn hạn. Nhưng nếu doanh nghiệp liên tục hụt ở các tháng đầu năm vì volume bị đặt quá cao so với sức mua thực, đó không còn là vấn đề thời điểm, mà là vấn đề của phasing.

Reforecast không phải là thừa nhận thất bại, mà là hành vi quản trị

Trong nhiều tổ chức, reforecast vẫn bị nhìn như một động tác “chữa cháy” hoặc thừa nhận rằng AOP đã sai. Cách nhìn này khiến nhiều doanh nghiệp ngại điều chỉnh, dù các tín hiệu lệch đã xuất hiện khá rõ.

Thực tế, trong các hệ thống AOP trưởng thành, reforecast là một phần tất yếu của vòng đời kế hoạch. Sau nửa đầu năm, doanh nghiệp đã có đủ dữ liệu thực tế để kiểm chứng các giả định ban đầu về thị trường, mùa vụ và năng lực bán. Việc nhìn lại và điều chỉnh nhịp phasing lúc này là để bảo vệ mục tiêu năm, không phải để từ bỏ nó.

Một doanh nghiệp lập AOP với giả định kênh MT sẽ tăng mạnh trong nửa cuối năm. Sau quý 2, dữ liệu cho thấy sức mua MT chậm hơn kỳ vọng, trong khi kênh GT lại tăng tốt.

Ở góc nhìn người trực tiếp vận hành, thay vì tiếp tục gồng theo phasing cũ, doanh nghiệp điều chỉnh lại nhịp volume giữa các kênh cho H2, giữ nguyên mục tiêu năm nhưng giảm đáng kể áp lực tồn kho và dòng tiền.

Điều chỉnh phasing không đồng nghĩa với việc “phá vỡ AOP”

Một hiểu nhầm phổ biến là cứ điều chỉnh phasing là “phá kế hoạch”. Trong nhiều trường hợp, mục tiêu tổng thể vẫn hoàn toàn hợp lý, vấn đề chỉ nằm ở cách phân bổ nhịp theo thời gian.

Khi điều chỉnh đúng, doanh nghiệp có thể giảm áp lực ở những tháng thị trường yếu, phân bổ lại nguồn lực cho những giai đoạn có khả năng bán thực, và quan trọng nhất là giữ cho hệ thống không bị kéo quá sức.

Tình huống trong thực tế có thể diễn ra là doanh nghiệp giữ nguyên mục tiêu 1.200 thùng/năm, nhưng sau 6 tháng nhận ra phasing đầu năm quá nặng. Thay vì hạ mục tiêu năm, họ điều chỉnh lại nhịp phasing cho nửa cuối năm, tập trung vào các giai đoạn có action support rõ ràng.

Kết quả là Sales không còn phải bán bằng mọi giá, tồn kho được kiểm soát tốt hơn và dòng tiền ổn định hơn.

Volume Phasing – nơi các vấn đề quản trị lộ diện sớm nhất

Khi được theo dõi đúng cách, volume phasing không chỉ là bảng phân bổ sản lượng, mà là tấm gương phản chiếu sức khỏe vận hành của doanh nghiệp. Khi Sales hụt liên tục ở các tháng thấp điểm, khi tồn kho tăng nhanh hơn doanh thu, khi Finance phải xoay tiền ngắn hạn thường xuyên – đó hiếm khi là những vấn đề rời rạc.

Rất nhiều trường hợp, tất cả những áp lực này đều có chung một gốc rễ: nhịp volume phasing đã lệch so với thực tế thị trường và năng lực vận hành.

Ví dụ, một doanh nghiệp nhận thấy từ tháng 3, Finance liên tục phải siết chi phí và đẩy nhanh thu tiền để giữ dòng tiền. Khi nhìn lại phasing, họ nhận ra volume đầu năm bị đặt quá cao so với sức mua thực.

Việc phát hiện sớm giúp doanh nghiệp kịp điều chỉnh nhịp phasing trước khi rủi ro lan rộng sang các tháng cao điểm.

Nhìn lại toàn bộ quá trình theo dõi và điều chỉnh phasing, có thể thấy một điểm chung: phasing hiếm khi sai vì con số, mà sai vì không được soi lại đúng cách. Khi kế hoạch đã chạy, thị trường luôn cho tín hiệu. Câu hỏi chỉ là bạn có dừng lại để đọc những tín hiệu đó hay tiếp tục chạy theo quán tính của bản AOP ban đầu.

Trước khi nghĩ đến việc điều chỉnh lớn hay tổ chức những buổi rà soát phức tạp, đôi khi điều cần làm chỉ là tự hỏi mình vài câu rất cơ bản về nhịp phasing hiện tại. Những câu hỏi đó không thay thế cho phân tích sâu, nhưng đủ để giúp bạn nhận ra liệu kế hoạch đang hỗ trợ hay đang làm khó quá trình vận hành.

Theo dõi và điều chỉnh Volume Phasing trong năm: cách phát hiện sớm sai lầm

Phasing chỉ thực sự lộ vấn đề khi kế hoạch bắt đầu chạy

Rất nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra vấn đề của volume phasing sau khi AOP đã đi được vài tháng. Khi đó, Sales bắt đầu than khó, tồn kho tăng nhanh hơn dự kiến, và Finance phải xoay dòng tiền gấp gáp hơn thường lệ. Những biểu hiện này hiếm khi xuất hiện đột ngột. Chúng tích tụ dần theo nhịp tháng, và nếu theo dõi đủ sát, hoàn toàn có thể nhận ra sớm hơn rất nhiều.

Theo dõi và điều chỉnh volume phasing vì thế không phải là phản ứng chữa cháy, mà là cách để đọc lại những giả định đã được đặt ra ở thời điểm lập kế hoạch – trong bối cảnh thị trường thực tế đang vận hành.

AOP không chạy theo năm, mà theo nhịp tháng

Trong đời sống vận hành, không có hoạt động nào diễn ra theo “cả năm”. Bán hàng, nhập hàng, giao hàng hay thu tiền đều vận hành theo từng tháng, thậm chí theo từng chu kỳ ngắn hơn. Vì vậy, volume phasing chỉ thực sự có ý nghĩa khi được nhìn và theo dõi theo nhịp tháng, chứ không phải chờ đến cuối quý hay cuối năm mới đánh giá.

Nhiều bản kế hoạch trông khá ổn nếu nhìn ở tổng quý, nhưng khi bóc tách theo tháng, nhịp lệch bắt đầu lộ rõ. Có những tháng hụt liên tục, rồi một tháng phải bán dồn để kéo lại số. Trên báo cáo tổng hợp, mọi thứ vẫn “đạt gần đủ”, nhưng hệ thống bên trong đã bắt đầu chịu áp lực.

Theo dõi phasing không phải để truy trách nhiệm, mà để hiểu nguyên nhân

Một trong những lý do khiến nhiều doanh nghiệp né việc theo dõi phasing sát là vì nỗi lo bị quy trách nhiệm. Khi tracking bị hiểu như công cụ đánh giá cá nhân, các tín hiệu lệch thường bị che đi hoặc giải thích rất nhanh cho qua.

Trong khi đó, mục tiêu thật sự của việc theo dõi volume phasing là hiểu điều gì đang xảy ra với nhịp vận hành. Có những tháng hụt không phải vì Sales yếu, mà vì volume được đặt cao hơn bình thường trong khi không có bất kỳ hoạt động hỗ trợ nào đi kèm. Khi nhìn được mối liên hệ này, doanh nghiệp tránh được việc xử lý nhầm vấn đề và tạo thêm áp lực không cần thiết cho đội ngũ.

Không phải mọi sai lệch đều cần điều chỉnh

Một phản xạ thường thấy là cứ thấy lệch là muốn chỉnh kế hoạch. Trên thực tế, không phải sai lệch nào cũng đáng lo, và điều chỉnh sai thời điểm đôi khi còn khiến tình hình rối hơn.

Có những tháng doanh số thấp vì yếu tố rất cụ thể: thời tiết không thuận lợi, chương trình bị dời lịch, hoặc một biến động ngắn hạn của thị trường. Những lệch này cần được ghi nhận và theo dõi, nhưng chưa nhất thiết phải điều chỉnh phasing. Ngược lại, khi cùng một kiểu lệch lặp lại ở nhiều tháng giống nhau, hoặc xuất hiện đồng thời ở nhiều kênh, đó thường là dấu hiệu cho thấy giả định phasing ban đầu không còn phù hợp.

Khi nào nên reforecast volume phasing?

Reforecast thường bị nhìn như một động tác “sửa sai”, khiến nhiều doanh nghiệp ngại thực hiện dù các tín hiệu đã khá rõ. Trong thực tế quản trị, reforecast đơn giản là một bước nhìn lại cần thiết khi dữ liệu thực tế đủ nhiều để kiểm chứng các giả định ban đầu.

Sau nửa đầu năm, doanh nghiệp thường đã thấy rõ nhịp thị trường, sức mua theo kênh và mức độ chịu tải của hệ thống. Nếu tiếp tục bám vào phasing cũ trong khi thực tế đã đổi nhịp, áp lực sẽ chỉ ngày càng lớn. Việc điều chỉnh lại nhịp volume lúc này không phải để từ bỏ mục tiêu năm, mà để bảo vệ nó.

Điều chỉnh phasing không đồng nghĩa với phá vỡ AOP

Một hiểu nhầm phổ biến là cứ điều chỉnh phasing là “phá kế hoạch”. Thực tế, trong rất nhiều trường hợp, mục tiêu tổng năm vẫn hoàn toàn hợp lý. Vấn đề chỉ nằm ở việc nhịp phân bổ theo thời gian đang kéo hệ thống đi quá nhanh so với khả năng thực.

Giữ mục tiêu năm như một “north star” giúp doanh nghiệp không mất phương hướng. Còn điều chỉnh nhịp tháng hoặc quý giúp giảm áp lực bán hàng, tồn kho và dòng tiền – những thứ sẽ phản ứng rất nhanh khi phasing bị lệch.

Khi nhìn lại toàn bộ quá trình theo dõi và điều chỉnh volume phasing, có thể thấy một điểm chung: phasing hiếm khi sai vì con số, mà sai vì không được soi lại đúng cách. Thị trường luôn phát tín hiệu rất rõ, chỉ là doanh nghiệp có dành thời gian để đọc những tín hiệu đó hay không.

Trước khi nghĩ đến những thay đổi lớn hay những quyết định mang tính cấu trúc, đôi khi điều cần làm chỉ là dừng lại một chút và tự hỏi mình vài câu đơn giản về nhịp phasing hiện tại – những câu hỏi không tốn nhiều thời gian, nhưng đủ để nhận ra kế hoạch đang hỗ trợ hay đang làm khó quá trình vận hành.

Vì sao Volume Phasing là câu chuyện của Chủ DN và Head Function, không chỉ của kế hoạch

Sau khi đi qua các sai lầm, rồi đến cách theo dõi và điều chỉnh volume phasing trong năm, thường sẽ xuất hiện một suy nghĩ rất quen thuộc: “Đây là việc của Sales Planning hay Finance, mình chỉ cần nhìn kết quả.”

Chính suy nghĩ đó khiến nhiều doanh nghiệp đánh mất quyền kiểm soát AOP của mình sớm hơn họ tưởng. Bởi volume phasing, rốt cuộc, không phải là bài toán kỹ thuật. Nó là bài toán điều phối quyền lực và trách nhiệm trong vận hành doanh nghiệp.

Với chủ DN: Volume phasing là cách bạn kiểm soát nhịp thở của doanh nghiệp

Ở góc nhìn của chủ DN, AOP không chỉ để đặt mục tiêu tăng trưởng. Nó là cam kết về việc doanh nghiệp sẽ tăng trưởng với nhịp độ nào và chấp nhận rủi ro đến đâu. Và volume phasing chính là nơi cam kết đó được cụ thể hóa.

Khi phasing được giao trọn cho một bộ phận và chủ DN chỉ nhìn vào tổng số cuối năm, quyền kiểm soát thực chất đã bị đẩy ra xa. Đến lúc dòng tiền căng, tồn kho phình, hay Sales phải giảm giá sâu để kéo số, chủ DN mới bị kéo vào xử lý hệ quả.

Ngược lại, khi chủ DN hiểu và tham gia vào việc quyết định nhịp phasing – không phải từng con số, mà là nhịp nhanh – chậm của từng giai đoạn – rất nhiều rủi ro đã được chặn từ sớm. Chủ DN không cần biết chính xác tháng này bán bao nhiêu thùng, nhưng cần biết tháng nào đang bị đặt kỳ vọng quá sức chịu đựng của hệ thống.

Với Head Function: Phasing là “điểm tựa” để nói chuyện công bằng với hệ thống

Ở góc nhìn của các Head function, volume phasing thường được nhận như một chỉ tiêu phải đạt. Nhưng trên thực tế, nó còn là cơ sở để bạn bảo vệ đội ngũ và năng lực vận hành của mình.

Một phasing hợp lý cho phép Head Sales nói chuyện sòng phẳng về nguồn lực bán, về thời điểm cần support. Head Operations có căn cứ để chuẩn bị năng lực kho, giao hàng và sản xuất. Head Finance có cơ sở để dự báo dòng tiền và rủi ro vốn.

Khi phasing thiếu thực tế, Head function bị kẹt ở giữa: phía trên là áp lực đạt số, phía dưới là đội ngũ đang gồng chạy. Rất nhiều xung đột nội bộ thực chất không đến từ con người, mà đến từ một nhịp phasing không cho phép bất kỳ bộ phận nào làm tốt vai trò của mình.

Phasing là nơi trách nhiệm quản trị không thể “khoán trắng”

Một trong những rủi ro lớn nhất là khi volume phasing được xem là “chuyện của phòng kế hoạch”. Khi đó, mọi bộ phận đều có lý do để nói rằng: “Chúng tôi chỉ làm theo kế hoạch đã chốt.”

Nhưng khi AOP gặp vấn đề, trách nhiệm không nằm ở bảng phasing, mà quay trở lại đúng vị trí của nó: ở cấp quản trị. Phasing không thể được khoán trắng, vì nó trực tiếp quyết định mức độ căng thẳng của toàn bộ hệ thống trong suốt năm.

Chủ DN và Head function không cần cùng làm bảng Excel. Nhưng họ cần cùng thống nhất: nhịp này có chấp nhận được không, rủi ro nằm ở đâu, và khi nào cần xem lại.

Khi phasing đúng, quyền ra quyết định nằm trong tay bạn

Một điểm ít khi được nói thẳng là: volume phasing quyết định ai đang thực sự kiểm soát AOP. Nếu phasing cứng nhắc, không được soi lại, doanh nghiệp sẽ bị dẫn dắt bởi quán tính kế hoạch. Nếu phasing được theo dõi và điều chỉnh chủ động, quyền ra quyết định vẫn nằm trong tay chủ DN và đội ngũ quản lý.

Trong nhiều doanh nghiệp vận hành tốt, AOP không phải là “bản cam kết không được sửa”, mà là khung ra quyết định sống. Volume phasing là phần nhạy cảm nhất của khung đó – và cũng là nơi cho thấy rõ nhất năng lực quản trị của lãnh đạo.

Volume phasing là công cụ quản trị, không phải bảng chỉ tiêu

Nếu phải tóm lại vai trò của volume phasing trong AOP, thì đó là: nó cho phép lãnh đạo quyết định nhịp tăng trưởng thay vì chỉ chịu đựng hậu quả của nó.

Với chủ DN, đây là công cụ để giữ quyền kiểm soát dòng tiền, rủi ro và sức bền của tổ chức.

Với Head function, đây là điểm tựa để vận hành hệ thống một cách công bằng và bền vững hơn.

Khi volume phasing được đặt đúng vị trí, AOP không còn là câu chuyện “đạt hay không đạt”, mà là câu chuyện doanh nghiệp chọn tăng trưởng theo cách nào.

Ranh giới giữa AOP “lập cho đủ” và AOP vận hành được

Sau tất cả, điều phân biệt một bản AOP “trông rất chỉn chu” với một bản AOP thực sự chạy được không nằm ở độ dày của file hay mức độ chi tiết của con số. Ranh giới đó nằm ở một câu hỏi đơn giản hơn nhiều: khi kế hoạch đi vào đời sống vận hành, doanh nghiệp có còn quyền chủ động hay không.

Một bản AOP lập cho đủ thường dừng lại ở việc hoàn thiện mục tiêu năm, chia chỉ tiêu theo tháng và chốt lại như một cam kết bất biến. Khi thị trường lệch nhịp, hệ thống chỉ còn cách gồng chạy theo con số đã đặt. Kế hoạch lúc này không còn dẫn dắt quyết định, mà trở thành áp lực buộc tổ chức phải chịu đựng.

Ngược lại, một bản AOP vận hành được không tìm cách dự đoán chính xác mọi biến động. Nó thừa nhận rằng thị trường sẽ thay đổi, và chuẩn bị sẵn cách theo dõi, phản hồi và điều chỉnh. Volume phasing trong trường hợp này không phải bảng chia số, mà là công cụ giúp lãnh đạo kiểm soát nhịp tăng trưởng, rủi ro và sức bền của hệ thống trong suốt năm.

Với chủ DN, đây là ranh giới giữa việc “xem báo cáo kết quả” và việc thực sự kiểm soát doanh nghiệp của mình.

Với head function, đây là khác biệt giữa việc “chạy chỉ tiêu” và việc vận hành đội ngũ một cách công bằng, có cơ sở và bền vững.

AOP không thất bại vì thị trường khó. Rất nhiều AOP thất bại vì doanh nghiệp đối xử với nó như một bản kế hoạch tĩnh, trong khi thực tế đòi hỏi một hệ thống quản trị sống.

Khi bạn muốn AOP trở thành công cụ quản trị thực sự

Nếu bạn đọc đến đây và nhận ra mình từng gặp những tình huống quen thuộc:

• Phasing nhìn đúng nhưng càng chạy càng mệt
• Kế hoạch đạt số nhưng hệ thống chịu áp lực lớn
• Hoặc AOP tồn tại trên file nhiều hơn trong quyết định hằng ngày

thì rất có thể vấn đề không nằm ở việc bạn “làm chưa đủ chi tiết”, mà nằm ở cách bạn đang hiểu và sử dụng AOP.

Khóa học Annual Operating Plan (AOP) được thiết kế không để dạy bạn lập thêm một bản kế hoạch, mà để giúp bạn:

• Hiểu AOP như một hệ thống ra quyết định,
• Nắm được cách phasing, tracking, reforecast trong thực tế,
• Và quan trọng nhất: biết khi nào nên giữ – khi nào nên điều chỉnh để kế hoạch không vỡ khi đi vào vận hành.

👉 Nếu bạn là chủ DN hoặc head function và muốn AOP thực sự trở thành công cụ quản trị trong tay mình – thay vì một bản cam kết phải gồng chạy theo – khóa học AOP là nơi giúp bạn làm rõ điều đó.