Category Management (Quản trị ngành hàng) là gì?

Disclaimer: Bài viết này được CASK dịch và biên soạn lại từ nguồn gốc của Art of Procurement. Mọi nội dung, số liệu và quan điểm thuộc về Art of Procurement. CASK chỉ cung cấp bản dịch để tham khảo và không chịu trách nhiệm về tính chính xác hay đầy đủ của nội dung gốc.

Nếu so sánh một cách vui, Category Management trong mua hàng (procurement) cũng giống như miếng dưa chua trong chiếc sandwich – có người cho rằng nó đã lỗi thời, nhưng nhiều chuyên gia lại khẳng định nó chỉ đang bị hiểu sai. Và dù bạn đã từng “không thích” nó trước đây, thì đã đến lúc nên thử lại một lần nữa.

Khi được triển khai đúng cách, Category Management không chỉ tạo ra một ngôn ngữ chung và chiến lược rõ ràng vượt ra ngoài phạm vi của bộ phận mua hàng, mà còn mang lại giá trị bền vững xuyên suốt chuỗi giá trị, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng.

Để hiểu sâu hơn về bản chất và lợi ích của Category Management, chúng ta cùng nhìn lại những chia sẻ từ:

• Lynn Rideout, Senior Manager of Category Management
• Chris Eyerman, Senior Director of Program Management tại Denali Sourcing Group, trong tập 96 của podcast The Art of Procurement.

Với hơn 30 năm kinh nghiệm kết hợp trong việc dẫn dắt quản trị thay đổi (change management) và xây dựng chiến lược danh mục (category strategies), Lynn và Chris mang đến những quan điểm thực tế và sâu sắc về cách Category Management có thể thay đổi cách doanh nghiệp vận hành và tạo giá trị.

Trước khi đi sâu vào quan điểm chuyên gia, hãy cùng nhìn lại những nền tảng cơ bản của Category Management — bởi hiểu đúng bản chất là bước đầu tiên để áp dụng thành công.

Category Management trong Procurement là gì?

“Tất cả các nhiệm vụ và phần việc mà chúng ta thực hiện trong procurement… đều phải được tiếp cận theo hướng liên kết chặt chẽ với tầm nhìn và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.”

Điều này đòi hỏi một sự hiểu biết sâu sắc về thị trường, đồng thời tận dụng năng lực chuyên môn của bộ phận procurement để lên kế hoạch tạo ra giá trị dài hạn cho doanh nghiệp – thay vì chỉ tập trung vào các giao dịch mua hàng ngắn hạn.

Category Management là công cụ, phương pháp hay tư duy?

Câu trả lời là: Cả ba – nhưng vượt lên trên tất cả, nó là một tư duy chiến lược. Category Management vượt xa phạm vi của hoạt động mua hàng truyền thống, bằng cách kết hợp giữa phương pháp luận (methodology) và tư duy chiến lược (mindset), đặt trọng tâm vào năng lực hoạch định và tạo giá trị dài hạn cho tổ chức. Nó không chỉ là một công cụ (tool), mà là một cách tiếp cận toàn diện, bao gồm:

• Phương pháp luận rõ ràng (methodologies)
• Kiến thức chuyên sâu (knowledge)
• Công cụ hỗ trợ (tools)
• Và quy trình triển khai (processes)

Như Rideout nhấn mạnh:

“Điều quan trọng là có phương pháp đúng đắn và tư duy đúng đắn – hiểu rõ Category Management là gì và mọi khía cạnh mà nó tác động đến trong doanh nghiệp.”

Category Management khuyến khích các chuyên viên mua hàng suy nghĩ vượt ra ngoài phạm vi công việc hàng ngày, và nhìn nhận tác động của họ đối với toàn bộ chiến lược kinh doanh.

Đây là sự dịch chuyển từ “tác nghiệp” sang “chiến lược” – từ việc chỉ xử lý đơn hàng hay đàm phán giá,đến việc tích hợp procurement vào quá trình hoạch định và thực thi chiến lược kinh doanh tổng thể.

6 Nền tảng cốt lõi của Category Management

Mỗi tổ chức mua hàng (procurement organization) sẽ có cách riêng để áp dụng Category Management. Chính vì vậy, không có một “khuôn mẫu duy nhất” nào phù hợp cho tất cả.

Điều quan trọng là xây dựng nền tảng chiến lược vững chắc, giúp doanh nghiệp nhìn nhận cơ hội từ nhiều góc độ khác nhau – thay vì chỉ tập trung vào chi phí hay quy trình. Một chương trình Category Management hiệu quả thường được xây dựng dựa trên 6 trụ cột cốt lõi sau:

1. Khung chiến lược (Strategic framework)
2. Liên kết với mục tiêu kinh doanh (Alignment towards business goals)
3. Quản trị và tương tác với các bên liên quan (Active stakeholder management)
4. Quy trình và phương pháp luận (Process and methodology)
5. Cơ chế quản trị và định hướng chiến lược (Governance and strategic direction)
6. Năng lực và kỹ năng phù hợp (Relevant skills and competencies)

1. Khung chiến lược cho Category Management

Nhiều doanh nghiệp bắt đầu triển khai Category Management với mục tiêu chuyển đổi từ tư duy mua hàng tác nghiệp sang tư duy chiến lược và tổng thể hơn. Cụ thể, Category Management kết hợp giữa việc đánh giá toàn diện nhu cầu nội bộ và phân tích thị trường bên ngoài, nhằm xây dựng một kế hoạch chiến lược giúp các hoạt động procurement gắn chặt với mục tiêu kinh doanh chung của tổ chức. Một khung Category Management rõ ràng không chỉ chứng minh rằng procurement mang lại hiệu quả tiết kiệm chi phí, mà còn đóng vai trò hỗ trợ đổi mới (innovation), phát triển bền vững (sustainability) và thúc đẩy tăng trưởng (growth).

Chuyên gia Chris Eyerman nhấn mạnh tầm quan trọng của một quy trình mạnh mẽ (robust process) để dẫn dắt các Category Manager ở mọi cấp độ trưởng thành, thách thức họ suy nghĩ rộng hơn về phạm vi và giá trị của danh mục mà họ phụ trách. Ông chia sẻ rằng Category Management cần được nhìn nhận như “một sự thay đổi căn bản trong cách tổ chức thực hiện hoạt động mua hàng”, và điều này chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp xây dựng được “ngôn ngữ chung” cùng cách áp dụng nhất quán trên toàn tổ chức.

2. Liên kết với mục tiêu kinh doanh (Alignment with Business Goals)

Chuyển đổi sang Category Management không chỉ đơn thuần là áp dụng một quy trình mới, mà còn là một sự thay đổi trong tư duy (mindset shift) — không chỉ trong bộ phận mua hàng (procurement function) mà còn trên toàn tổ chức. Để Category Management thực sự hiệu quả, nó phải được “cắm sâu” vào DNA của tổ chức, ảnh hưởng đến cách các nhà lãnh đạo và chuyên viên procurement tư duy, lập kế hoạch và thực thi công việc hàng ngày.

Cả Lynn Rideout và Chris Eyerman đều nhấn mạnh rằng: Category Management chỉ có thể thành công khi được liên kết chặt chẽ với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, và có sự tham gia của các bên liên quan (stakeholders) trong suốt quá trình triển khai.

Nói cách khác, chiến lược category không thể tách rời khỏi chiến lược kinh doanh tổng thể. Thay vào đó, nó cần được tích hợp vào quy trình hoạch định kinh doanh (business planning), đảm bảo rằng mọi kế hoạch và quyết định trong procurement đều được phát triển cùng với các bộ phận liên quan và phù hợp với định hướng tăng trưởng chung của công ty.

3. Tầm quan trọng của việc gắn kết các bên liên quan (Stakeholder Engagement)

Một yếu tố then chốt để Category Management thành công chính là khả năng tương tác và gắn kết với các bên liên quan. Chiến lược Category Management không nên được xây dựng một cách cô lập, mà cần được thiết kế và triển khai trong sự hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác trong tổ chức.

Cách tiếp cận hợp tác này giúp đảm bảo rằng:

• Chiến lược mua hàng thực sự phù hợp với nhu cầu kinh doanh, các kế hoạch hành động mang lại giá trị thực tiễn
• Procurement được nhìn nhận như một đối tác chiến lược, chứ không chỉ là bộ phận hỗ trợ vận hành.

Việc tham gia của các bên liên quan và lãnh đạo cấp cao còn giúp:

• Xóa bỏ các “silo” giữa các phòng ban,
• Thúc đẩy văn hóa hợp tác trong toàn tổ chức,
• Tăng khả năng duy trì Category Management như một phần cốt lõi, bền vững của chức năng procurement.

Chris Eyerman nhấn mạnh: “Việc lôi kéo các stakeholder và lãnh đạo cùng tham gia không chỉ là điều kiện cần – mà là yếu tố sống còn để Category Management trở thành một phần gắn kết và bền vững trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp.”

4. Quy trình và phương pháp luận (Process and Methodology)

Ở trung tâm của Category Management là một quy trình toàn diện – đóng vai trò như kim chỉ nam, dẫn dắt đội ngũ mua hàng (procurement team) trong suốt hành trình xây dựng và triển khai chiến lược danh mục (category strategy). Theo Chris Eyerman, quy trình này bao gồm sự kết hợp giữa:

• Đánh giá nội bộ (internal assessments) để hiểu rõ nhu cầu và năng lực của tổ chức,
• Xác định và lập bản đồ các bên liên quan (stakeholder mapping)
• Phân tích thị trường bên ngoài (external market analysis) để nắm bắt xu hướng và cơ hội.

Mục tiêu của quy trình này là tổng hợp các lựa chọn chiến lược, rồi từ đó xây dựng tầm nhìn và chiến lược danh mục phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp. Phương pháp tiếp cận có hệ thống như vậy giúp procurement thoát khỏi vai trò “giao dịch thuần túy” (transactional) và trở thành một bộ phận dẫn dắt chiến lược (strategically driven) – tập trung vào tạo ra giá trị dài hạn, thay vì chỉ tìm kiếm lợi ích ngắn hạn.

5. Cơ chế quản trị và định hướng chiến lược (Governance and Strategic Direction)

Để Category Management thực sự phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần có tầm nhìn rõ ràng cùng định hướng chiến lược nhất quán. Điều này đòi hỏi phải thiết lập các cấu trúc quản trị (governance structures) – điển hình như Category Council (hội đồng danh mục), nơi các bên liên quan trong doanh nghiệp được tích hợp vào quy trình procurement, nhằm đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa hoạt động mua hàng và mục tiêu kinh doanh.

Eyerman nhấn mạnh: “Một cơ chế quản trị tốt (good governance) và một lộ trình danh mục rõ ràng (clear category roadmap) là yếu tố then chốt để đảm bảo trách nhiệm (accountability) và giúp Category Management trở thành một thực hành bền vững trong tổ chức.”

Nói cách khác, đây là quá trình chuyển từ tầm nhìn “muốn đạt chuẩn Category Management hàng đầu thế giới” sang việc định nghĩa cụ thể điều đó nghĩa là gì – dưới dạng hành động, kết quả đo lường được và có trách nhiệm rõ ràng.

6. Năng lực và phát triển của Category Manager (Category Manager Competency and Development)

Việc chuyển đổi sang Category Management không chỉ thay đổi quy trình, mà còn đòi hỏi một bộ năng lực hoàn toàn mới cho đội ngũ mua hàng.

Một Category Manager hiện đại cần có khả năng:

• Hoạch định chiến lược (strategic planning),
• Phân tích dữ liệu và thị trường (analytics),
• Quản lý mối quan hệ với các bên liên quan (stakeholder relationship management),
• Truyền đạt, “bán” chiến lược danh mục của mình cho các nhóm liên quan trong tổ chức.

Để xây dựng được những năng lực này, doanh nghiệp cần đầu tư vào:

• Đào tạo liên tục (continuous training),
• Huấn luyện và cố vấn (coaching),
• Các chương trình phát triển kỹ năng có trọng tâm (targeted skills development).

Chris Eyerman nhấn mạnh: “Hãy xem Category Management như một chuyên ngành thực thụ (a discipline). Việc phát triển liên tục đội ngũ Category Manager chính là yếu tố quyết định thành công của toàn bộ chương trình Category Management.”

Làm thế nào để triển khai và theo dõi lộ trình Category Management

Triển khai Category Management là một hành trình dài hơi, bắt đầu từ việc lựa chọn đúng danh mục (category) để tập trung, sau đó mở rộng dần phạm vi và độ sâu của chương trình. Doanh nghiệp nên khởi đầu với những danh mục có ý nghĩa chiến lược và ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh, tận dụng thành công bước đầu ở các danh mục này để tạo đà phát triển, xây dựng niềm tin và uy tín nội bộ cho phương pháp Category Management.

1. Ưu tiên các danh mục quan trọng (Prioritize Categories)

Không phải tất cả các danh mục đều có giá trị như nhau. Một số danh mục có tác động lớn hơn đến mục tiêu chiến lược và hiệu quả kinh doanh tổng thể. Do đó, doanh nghiệp cần xác định thứ tự ưu tiên dựa trên các yếu tố:

• Tầm quan trọng chiến lược (strategic importance)
• Tiềm năng tạo giá trị (potential for value creation)
• Mức độ liên kết với mục tiêu kinh doanh (alignment with business goals)

Cách tiếp cận này giúp tập trung nguồn lực vào những khu vực mang lại tác động lớn nhất, đảm bảo nỗ lực đầu tư được chuyển hóa thành kết quả cụ thể và bền vững.

2. Gắn kết và hợp tác với các bên liên quan (Stakeholder Engagement & Collaboration)

Thu hút sự tham gia của các bên liên quan ngay từ đầu là yếu tố then chốt để Category Management thành công. Sự hợp tác chặt chẽ giúp đảm bảo rằng:

• Chiến lược danh mục phù hợp với mục tiêu kinh doanh
• Sự đồng thuận, ủng hộ cần thiết cho quá trình triển khai thực tế.

Xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ với các bên liên quan (stakeholders) cũng giúp Category Manager hiểu sâu hơn về nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, từ đó điều chỉnh chiến lược phù hợp và mang lại giá trị thực chất hơn.

3. Tập trung vào cải tiến liên tục (Focus on Continuous Improvement)

Thách thức thật sự của Category Management không nằm ở việc triển khai, mà ở khả năng duy trì và cải tiến liên tục. Như Lynn Rideout chia sẻ, Category Management là “một hành trình không bao giờ kết thúc” – đòi hỏi nỗ lực liên tục để ăn sâu vào văn hóa và cấu trúc vận hành của tổ chức.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần:

• Thường xuyên đánh giá lại hiệu quả chiến lược,
• Cập nhật công cụ, dữ liệu và phương pháp quản lý,
• Nâng cao năng lực đội ngũ để thích ứng với bối cảnh mới.

4. Thích ứng với nhu cầu kinh doanh và thị trường (Adjust to Business and Market Needs)

Trong môi trường kinh doanh luôn biến động, chiến lược danh mục không thể là một kế hoạch “cố định”. Nó phải liên tục được điều chỉnh theo biến động của thị trường và định hướng mới của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi một tư duy cải tiến liên tục (continuous improvement mindset), nơi Category Manager luôn tìm kiếm cơ hội tối ưu hóa và nâng cao giá trị mang lại. Hoạt động này bao gồm:

• Đánh giá định kỳ chiến lược danh mục,
• Phân tích lại nhu cầu của các bên liên quan,
• Nghiên cứu thị trường thường xuyên để đảm bảo procurement luôn gắn liền với sự thay đổi của doanh nghiệp.

5. Mở rộng quy mô và tiêu chuẩn hóa (Scale Up and Standardize)

Với các tổ chức hoạt động ở quy mô toàn cầu, khả năng mở rộng và chuẩn hóa Category Management trên nhiều khu vực và đơn vị kinh doanh là yếu tố quyết định. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần vượt ra khỏi phạm vi chiến lược khu vực, để xây dựng và triển khai chiến lược danh mục ở cấp độ toàn cầu (global category strategy) — qua đó:

• Tận dụng tối đa sức mạnh mua hàng tập trung (purchasing power),
• Tạo sự nhất quán trong quy trình procurement trên toàn cầu.

Tổng kết: Vai trò của Category Management trong Procurement

• Quy trình vững chắc (robust processes),
• Cơ chế quản trị rõ ràng (clear governance),
• Phát triển năng lực đội ngũ (competency development),
• Cam kết cải tiến liên tục (continuous improvement) trong suốt quá trình vận hành.

Khi các tổ chức bắt đầu hành trình này, yếu tố quyết định thành công nằm ở việc:

• Tích hợp Category Management vào “DNA” của bộ phận mua hàng,
• Đảm bảo sự liên kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

Khi làm được điều đó, procurement sẽ vượt ra khỏi vai trò hỗ trợ thông thường, trở thành một đối tác chiến lược thực thụ (strategic partner) – người đóng góp trực tiếp vào tăng trưởng, đổi mới và giá trị bền vững cho toàn tổ chức.

Nguồn bài báo: What is Category Management? (According to the Experts)