Khó khăn tiềm ẩn ngành Agency

Trước làn sóng Chuyển đổi số ngày một lớn mạnh, không ít doanh nghiệp đang bỏ sức tìm hiểu và ngấp nghé áp dụng cho mình. Đáng kể trong số đó là nhóm doanh nghiệp Agency – tức các công ty làm các dịch vụ như Marketing, PR, Truyền thông, Đào tạo… cho các doanh nghiệp khác. Họ dễ bắt nhịp với Chuyển đổi số nhờ tư duy cởi mở, ham cải tiến, thường xuyên tiếp thu tri thức thế giới. Nếu công cuộc Chuyển đổi số gồm 3 trụ cột là Quy trình, Con người, Công nghệ thì toàn bộ Quy trình – hay Chuỗi giá trị của 1 Agency đã tiềm chứa nhiều khó khăn trong vận hành, trở thành những cơ hội tự nhiên để áp dụng Chuyển đổi số. Nhằm giúp các Agency có cái nhìn cận cảnh về tiềm năng của Chuyển đổi số, Cask sẽ dành bài viết này chia sẻ tổng thể chuỗi giá trị của 1 Agency tiêu biểu cùng những khó khăn đặc trưng của loại hình này.

Trước tiên, nói đến tổng quan chuỗi giá trị, 1 Agency sẽ có những mảng chính theo trật tự sau:

(1) Phát triển sản phẩm – Product Design.

(2) B2B Marketing.

(3) Quản lý khách hàng – Lead Management.

(4) Bán hàng – B2B Sales.

(5) Vận hành – Operation.

(6) Quản lý sau dự án – Post-Project Management.

Ngoài ra còn 2 mảng hỗ trợ là: Nhân sự hành chánh & Tài chính.

Trong các mảng trên, có thể nói Bán hàng & Vận hành là những khâu đậm nét đặc trưng của Agency và cũng chứa nhiều khúc mắc trong quản lý nhất. Chúng ta hãy cùng xem chi tiết như sau:

1. Bán hàng – B2B Sales

Bán hàng của Agency là 1 quy trình gồm 3 bước chính sau:

(i) Quản lý phễu bán hàng – Deal Funnel: tiếp xúc & tìm hiểu thấu đáo nhu cầu của khách hàng.

(ii) Xây dựng bản đề xuất giải pháp – Proposal: xây dựng 1 giải pháp hiệu quả giúp khách hàng giải quyết khó khăn hay đạt mục tiêu kinh doanh.

(iii) Thương lượng & hợp đồng – Negotiation & Contract: thương lượng các điều kiện để chốt thương vụ & ký kết hợp đồng.

Do đặc trưng sản phẩm của Agency là những giải pháp phức tạp với giá trị cao, nên 3 bước trên thường kéo dài vài tuần đến vài tháng, dẫn đến những khó khăn sau:

• Thời gian theo dõi tiến độ bán hàng dài, dễ sót thông tin; nguy cơ trễ hạn lớn nếu không giám sát chặt chẽ.
• Nhiều thành viên cùng tham gia vào quy trình bán hàng, khó phối hợp nhịp nhàng nếu không quản lý thời gian tối ưu và truyền thông chu đáo.
• Các Agency thường tiếp cận cùng lúc nhiều khách hàng, dẫn đến nguy cơ quá tải và giảm hiệu quả công việc, thậm chí mất khách hàng nếu không được quản lý, giám sát tối ưu.
• Nhân viên mới khó nắm bắt nhanh chóng kiến thức, tiến độ dự án nếu không được hỗ trợ, hướng dẫn và bàn giao đầy đủ.

Các khó khăn trên là hiện trạng chung cho nhiều doanh nghiệp Agency và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của họ.

2. Vận hành – Operation

Quy trình vận hành dự án của Agency cũng khá phức tạp và có thể chia theo 3 bước chính sau:

(i) Quản lý danh mục dự án vận hành – Project Portfolio Management: bao gồm quản lý tiến độ, tình hình của mỗi dự án và ưu tiên, phân bổ nguồn lực cho từng dự án một cách hợp lý.

(ii) Vận hành dự án – Project Operation: triển khai các nhiệm vụ dự án để hoàn thành giải pháp cho khách hàng.

(iii) Quản lý gắn kết khách hàng – Customer Successful Management.

Một giải pháp cho khách hàng phải được hoàn thành thông qua 1 dự án, gồm nhiều giai đoạn, nhiệm vụ, cần sự phối hợp chặt chẽ nhiều bộ phận, đội ngũ từ cả 2 phía Agency và khách hàng; do đó tiến độ 1 dự án có thể kéo dài vài tháng đến hàng năm, kéo theo những khó khăn đặc thù như:

• Agency phải quản lý, triển khai cùng lúc nhiều dự án nên khó giám sát, phối hợp/phân bổ nguồn lực; đội ngũ nhân viên dễ quá tải công việc và gặp nhiều áp lực.
• Do lượng nhiệm vụ, công việc của dự án nhiều và phức tạp, cộng thêm nhiều vấn đề phát sinh nên dễ lãng phí nguồn lực nếu việc quản trị không được hệ thống và tái phân bổ nguồn lực hợp lý.
• Dự án gồm nhiều thành viên từ nhiều bộ phận, đội ngũ nên việc giao tiếp, truyền thông cũng cần tối ưu để tránh lãng phí thời gian hội họp.
• Lượng thông tin khổng lồ từ dự án cần được quản lý, lưu trữ một cách hệ thống để dễ truy xuất và nhất quán thông tin.
• Nhân viên mới khó nắm bắt nhanh chóng kiến thức, tiến độ dự án nếu không được hỗ trợ, hướng dẫn và bàn giao đầy đủ.

Những thử thách trên đây về vận hành cùng với những cái khó trong khâu bán hàng chính là những lực cản vô hình trong hoạt động kinh doanh của một Agency. Có thể nói không ngoa rằng Agency nào giải quyết các vấn đề này càng tốt thì càng chóng phát triển và làm ăn bền vững. Do đó, nhóm công ty Agency là mảnh đất màu mỡ tiềm năng cho ứng dụng Chuyển đổi số - chủ đề mà Cask sẽ tiếp tục chia sẻ cùng bạn trong các bài viết sắp đến.

Giải pháp chuyển đổi số của CASK cung cấp cho doanh nghiệp thuộc nhiều ngành hàng các giải pháp giúp xử lý vấn đề và tận dụng cơ hội trong các mảng việc cốt lõi: Chiến lược, Định vị, Vận hành, Công nghệ và Báo cáo.

Thông tin chi tiết

Giải pháp Chuyển đổi số theo ngành: https://www.cask.vn/blog/chuyen-doi-so-theo-nganh

• Ngành Agnecy: https://www.cask.vn/blog/nganh-agency
• Ngành Xuất - Nhập khẩu: https://www.cask.vn/blog/nganh-xuat-nhap-khau

Giải pháp chuyển đổi số theo phòng: https://www.cask.vn/blog/chuyen-doi-so-theo-phong

• Phòng Kinh doanh: https://www.cask.vn/blog/phong-kinh-doanh
• Phòng Marketing: https://www.cask.vn/blog/phong-marketing
• Phòng Nhân sự: https://www.cask.vn/blog/phong-nhan-su
• Phòng Vận hành: https://www.cask.vn/blog/phong-van-hanh