Forecast Accuracy & OTIF trong kênh MT - Khi sai số nhỏ tạo ra hệ quả lớn

Trong kênh Modern Trade (MT), có hai chỉ số thường xuyên xuất hiện trong các báo cáo vận hành nhưng lại bị nhiều Key Account Manager (KAM) xem nhẹ: Forecast Accuracy và OTIF.

Chúng thường được gắn mác “việc của Supply Chain”. Nhưng trong thực tế làm việc với retailer, hai chỉ số này lại âm thầm quyết định một điều quan trọng hơn rất nhiều: mức độ tin cậy của supplier và quyền ưu tiên hợp tác trong JBP.

Một sai lệch nhỏ trong forecast, nhìn trên file Excel có thể chỉ là vài phần trăm. Nhưng khi đi vào vận hành, sai lệch đó có thể chuyển hóa thành:

• kệ trống hàng trong những tuần cao điểm,
• tồn kho dồn cục khiến retailer chịu áp lực xả hàng,
• hoặc những câu hỏi khó chịu từ buyer về khả năng đáp ứng cam kết tăng trưởng.

Và ở giữa tất cả những hệ quả đó, người đứng trước retailer để giải thích và chịu trách nhiệm thường là KAM.

Chuỗi cung ứng MT đã thay đổi: từ “đủ hàng” sang “đúng cam kết”

Trước đây, nhiều hệ thống MT vẫn vận hành theo logic tương đối “dễ thở”: đặt hàng theo đợt, xử lý thiếu hàng mang tính tình huống, và các sai lệch trong giao hàng có thể được giải thích bằng những lý do quen thuộc như nhu cầu tăng đột biến hay trục trặc vận chuyển.

Nhưng chuỗi cung ứng MT hiện đại đã chuyển sang một cách vận hành khác hẳn. Thay vì tập trung vào việc “có hàng”, retailer ngày nay quan tâm nhiều hơn đến việc hàng có được cung ứng đúng như cam kết hay không.

Sự thay đổi này thể hiện rất rõ ở hai điểm.

Thứ nhất, forecast trở thành nền tảng để retailer lập kế hoạch.

Forecast không còn chỉ để supplier dự báo sản xuất. Retailer sử dụng forecast để:

• lên kế hoạch tồn kho theo tuần và theo cửa hàng,
• thiết kế lịch khuyến mãi,
• phân bổ không gian ngành hàng,
• và kiểm soát doanh thu theo từng giai đoạn.

Vì vậy, khi forecast sai, retailer không chỉ gặp vấn đề thiếu hoặc dư hàng. Họ gặp vấn đề sai kế hoạch, kéo theo nhiều hệ quả vận hành khác.

Thứ hai, OTIF trở thành thước đo độ tin cậy của supplier.

OTIF (On-Time In-Full) phản ánh việc giao hàng có đúng thời điểm và đủ số lượng hay không. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng trong MT, OTIF lại mang một ý nghĩa ngầm rất rõ ràng:

Supplier này có đáng để mình tin tưởng và ưu tiên hay không?

Retailer hiếm khi phạt supplier vì OTIF kém theo cách ồn ào. Họ thường “phạt” bằng những quyết định rất lạnh lùng :

• giảm mức ưu tiên không gian trưng bày,
• siết cơ hội tham gia activation,
• thận trọng hơn với các đề xuất tăng trưởng trong JBP,
• và dần chuyển sự ưu ái sang những supplier ổn định hơn.

Ở góc độ này, có thể nói rằng chuỗi cung ứng đã trở thành một phần của cuộc chơi chiến lược, chứ không còn là câu chuyện hậu trường.

Forecast Accuracy: cam kết thương mại đội lốt một con số

Forecast Accuracy thường được hiểu đơn giản là mức độ dự báo sát với nhu cầu thực tế. Nhưng nếu dừng lại ở định nghĩa đó, KAM sẽ rất dễ xem nhẹ vai trò của forecast trong quan hệ với retailer.

Trong MT, forecast không chỉ là một bài toán thống kê. Nó là một cam kết thương mại, bao gồm ba lớp ý nghĩa gắn chặt với vai trò của KAM.

Thứ nhất, forecast là cam kết về quy mô kinh doanh.

Khi trình bày forecast, supplier đang nói với retailer rằng ngành hàng hoặc nhãn hàng này sẽ vận hành theo một quỹ đạo sản lượng nhất định. Đây là cơ sở để retailer phân bổ nguồn lực và kỳ vọng tăng trưởng.

Thứ hai, forecast là cam kết về năng lực đáp ứng.

Một forecast được đưa ra đồng nghĩa với việc supplier khẳng định mình có đủ năng lực sản xuất, tồn kho và phân phối để theo kịp quỹ đạo đó. Nếu forecast “đẹp” nhưng không khả thi về vận hành, cam kết này sẽ nhanh chóng bị bẻ gãy.

Thứ ba, forecast là cam kết tăng trưởng có trách nhiệm.

Tăng trưởng trong MT không chỉ là đẩy được sell-in. Đó là tăng trưởng mà retailer có thể hấp thụ được, không bị tồn kho, không bị thiếu hàng và không phải xử lý khủng hoảng sau mỗi chương trình lớn.

Nhìn theo cách này, Forecast Accuracy kém không chỉ là “dự báo sai”. Nó là dấu hiệu cho thấy cam kết thương mại đang bị đặt trên nền tảng không vững.

Vì sao forecast thường sai và KAM thường vô tình là một phần nguyên nhân?

Điều đáng nói là nhiều sai lệch forecast trong MT không bắt nguồn từ lỗi kỹ thuật, mà từ cách tư duy và ra quyết định trong quá trình làm thương mại.

Sai lệch đầu tiên là forecast được xây dựng để đạt target, không phải để phản ánh thực tế.

Khi áp lực chỉ tiêu lớn, forecast dễ bị biến thành “bản kế hoạch mong muốn”. Kết quả là supply chain không theo kịp, còn retailer nhìn thấy sự thiếu nhất quán giữa lời hứa và thực tế giao hàng.

Sai lệch thứ hai là forecast không phản ánh đầy đủ tác động của promotion và activation.

MT là kênh rất nhạy với chương trình. Một chiến dịch tốt có thể tạo ra những đỉnh nhu cầu rõ rệt theo tuần. Nếu forecast không được điều chỉnh đủ chi tiết theo các giai đoạn này, OTIF sẽ fail đúng lúc nhạy cảm nhất: khi đang chạy chương trình mà thiếu hàng.

Sai lệch thứ ba là forecast bị tách rời khỏi thực tế vận hành.

Ngay cả khi dự báo nhu cầu đúng, forecast vẫn có thể trở nên vô nghĩa nếu:

• lead time kéo dài hơn dự kiến,
• năng lực kho vận bị giới hạn,
• hoặc có rủi ro upstream không được phản ánh kịp thời.

Với retailer, họ không phân tích sâu xem sai lệch đến từ demand hay supply. Điều họ cảm nhận rất rõ là: supplier này không ổn định.

OTIF – chỉ số “im lặng” nhưng có sức nặng quyết định trong MT

Nếu Forecast Accuracy phản ánh chất lượng của cam kết, thì OTIF (On-Time In-Full) phản ánh mức độ thực hiện cam kết đó trong đời sống vận hành.

OTIF là chỉ số đo lường việc giao hàng:

• On-Time: đúng thời điểm đã cam kết
• In-Full: đủ số lượng đã cam kết

Chỉ cần sai một trong hai yếu tố này, OTIF được tính là không đạt.

Nghe có vẻ khắt khe, nhưng trong kênh MT, sự khắt khe đó là có lý do. Retailer vận hành chuỗi cửa hàng với tốc độ cao, tồn kho thấp và lịch hoạt động dày đặc. Chỉ một lần giao hàng trễ hoặc thiếu cũng có thể kéo theo hàng loạt vấn đề: kệ trống hàng, chương trình bị gián đoạn, nhân sự vận hành phải xử lý sự cố.

Điều đáng nói là OTIF hiếm khi tạo ra tranh cãi ồn ào, nhưng lại để lại hậu quả rất rõ ràng. Retailer không cần phê bình supplier trong cuộc họp. Họ điều chỉnh hành vi hợp tác bằng những quyết định rất thực tế:

• giảm mức ưu tiên khi phân bổ không gian,
• hạn chế tham gia các chương trình lớn,
• thận trọng hơn khi phê duyệt đề xuất tăng trưởng,
• và dành sự ưu tiên cho những supplier “ít gây rủi ro”.

Với KAM, OTIF vì thế không chỉ là một chỉ số vận hành, mà là thước đo uy tín cá nhân trong mối quan hệ với buyer. Một lịch sử OTIF kém sẽ khiến mọi đề xuất sau này – dù logic đến đâu cũng bị nhìn bằng ánh mắt nghi ngại.

Trong thực tế, rất nhiều xung đột giữa supplier và retailer không bắt nguồn từ chiến lược, mà từ việc forecast và OTIF không phản ánh đúng năng lực đáp ứng. Với KAM, hiểu và quản trị hai chỉ số này là điều kiện để nói chuyện tăng trưởng một cách có trọng lượng.

Forecast Accuracy và OTIF: hai chỉ số không thể tách rời

Một trong những sai lầm phổ biến khi quản trị chuỗi cung ứng là xem Forecast Accuracy và OTIF như hai vấn đề độc lập. Thực tế, trong MT, chúng là một cặp chỉ số có quan hệ nhân – quả rất chặt chẽ.

Forecast thiếu chính xác thường dẫn đến:

• thiếu hàng ở những thời điểm cầu tăng cao → OTIF không đạt,
• hoặc tồn kho dư thừa → áp lực điều chỉnh giao hàng, gây xáo trộn lịch trình.

Ngược lại, OTIF kém lặp đi lặp lại cũng là tín hiệu cho thấy forecast đang có vấn đề, dù con số trên báo cáo có thể trông “khá đẹp”.

Với KAM, điều quan trọng không phải là phân tích kỹ thuật từng chỉ số, mà là hiểu một nguyên tắc cốt lõi: không thể bán tăng trưởng khi nền tảng cung ứng không ổn định.

Trong các buổi review JBP, buyer hiếm khi nói thẳng: “Forecast của bạn sai” hay “OTIF của bạn kém”. Họ thường đặt những câu hỏi tưởng chừng rất vô hại:

• “Liệu volume này có thực sự khả thi không?”
• “Nếu chạy chương trình lớn, khả năng đáp ứng của bạn đến đâu?”
• “Chúng ta có từng gặp vấn đề tương tự trong quá khứ không?”

Những câu hỏi đó chính là cách retailer đánh giá độ tin cậy của toàn bộ đề xuất tăng trưởng.

Vai trò thật sự của KAM trong bài toán Forecast & OTIF

Một câu nói rất quen thuộc trong nội bộ nhiều doanh nghiệp là: “Forecast là việc của Planning, OTIF là việc của Logistics.”

Câu nói này đúng về mặt phân công chức năng, nhưng nguy hiểm nếu KAM tin rằng mình đứng ngoài cuộc.

Thực tế, KAM không lập forecast và không điều xe giao hàng. Nhưng KAM là người:

• trình bày kế hoạch tăng trưởng với retailer,
• đứng ra cam kết volume trong JBP,
• và là người đầu tiên bị chất vấn khi có sự cố.

Nói cách khác, KAM không làm forecast, nhưng KAM là người chịu trách nhiệm về forecast trước retailer.

Vai trò thực sự của KAM trong bài toán này nằm ở ba điểm.

Thứ nhất, hiểu và phản biện các giả định đằng sau forecast.

Forecast không chỉ là con số, mà là tập hợp các giả định về nhu cầu, chương trình, mùa vụ và hành vi shopper. Nếu những giả định này không được làm rõ, KAM sẽ rất khó bảo vệ kế hoạch khi có biến động.

Thứ hai, kết nối forecast với hoạt động thương mại thực tế.

Promotion, activation, thay đổi giá hay mở rộng trưng bày đều tác động mạnh đến nhu cầu. Nếu những yếu tố này không được phản ánh kịp thời vào forecast, rủi ro OTIF sẽ tăng rất nhanh – và KAM là người gánh hậu quả trong quan hệ với retailer.

Thứ ba, chủ động cảnh báo rủi ro sớm.

Trong MT, retailer có thể chấp nhận điều chỉnh kế hoạch nếu được cảnh báo đủ sớm. Điều họ khó chấp nhận nhất là bị đặt vào thế bị động. Minh bạch sớm giúp KAM giữ được uy tín, ngay cả khi kết quả không hoàn hảo.

Forecast & OTIF trong JBP: từ rủi ro vận hành thành lợi thế hợp tác

Một JBP tốt không chỉ là JBP có mục tiêu tăng trưởng hấp dẫn, mà là JBP đáng tin.

Tính “đáng tin” đó đến từ những yếu tố rất cụ thể:

• forecast ổn định và có logic,
• OTIF được duy trì ở mức cao,
• và lịch sử hợp tác ít sự cố.

Từ góc nhìn retailer, supplier đáp ứng tốt forecast và OTIF mang lại một lợi ích rất lớn: giảm rủi ro vận hành. Khi rủi ro giảm, retailer sẵn sàng:

• phê duyệt đầu tư dài hạn hơn,
• ưu tiên không gian và nguồn lực,
• và đồng hành trong các kế hoạch tăng trưởng lớn.

Ở đây, Forecast Accuracy và OTIF không còn là “chỉ số phòng ban”, mà trở thành lợi thế cạnh tranh vô hình của KAM trong quá trình làm việc với retailer.

5 nguyên tắc KAM cần ghi nhớ để không tự làm suy yếu JBP

Để kết lại, có năm nguyên tắc đơn giản nhưng mang tính kỷ luật cao mà KAM cần ghi nhớ khi làm việc với forecast và OTIF:

1. Forecast là lời hứa, không phải file Excel.
2. Không bán tăng trưởng nếu năng lực cung ứng chưa sẵn sàng.
3. Promotion càng lớn, forecast càng phải chi tiết và linh hoạt.
4. OTIF kém phá niềm tin nhanh hơn mất doanh số.
5. Minh bạch sớm luôn tốt hơn giải thích muộn.

Những nguyên tắc này không giúp forecast luôn đúng tuyệt đối, nhưng giúp KAM giữ được sự chủ động và uy tín trong mối quan hệ với retailer.

Kết luận: Forecast Accuracy & OTIF là “giấy thông hành” của KAM MT

Trong kênh Modern Trade, retailer không chỉ mua sản phẩm hay chương trình khuyến mãi. Họ mua độ tin cậy của đối tác.

Forecast Accuracy và OTIF, vì thế, không còn là những thuật ngữ kỹ thuật nằm trong báo cáo vận hành. Chúng là nền tảng để KAM:

• xây dựng JBP có tính khả thi,
• bảo vệ tăng trưởng một cách bền vững,
• và duy trì vị thế đối tác đáng tin cậy với retailer.

Một KAM giỏi không chỉ là người đàm phán tốt, mà là người quản trị được cam kết tăng trưởng từ chiến lược đến vận hành. Và Forecast Accuracy cùng OTIF chính là phép thử thầm lặng nhưng khắc nghiệt nhất cho năng lực đó.

Forecast Accuracy và OTIF không phải là thuật ngữ của Supply Chain, mà là nền tảng để KAM xây dựng JBP đáng tin, bảo vệ tăng trưởng và duy trì uy tín với retailer.

Đây cũng là những năng lực cốt lõi được đào tạo và thực hành trong các chương trình KAM MT chuyên sâu, nơi KAM học cách kết nối thương mại – vận hành – dữ liệu để quản trị cam kết tăng trưởng một cách thực tế.